○徳島市上下水道局文書取扱規程

令和2年4月1日

上下水道局管理規程第6号

徳島市水道局文書取扱規程(昭和62年徳島市水道局管理規程第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条~第4条)

第2章 文書等に関する事務の管理(第5条~第9条)

第3章 文書等及び物件の収受及び配布(第10条~第15条)

第4章 文書等の立案及び回議(第16条~第29条)

第5章 文書等の執行(第30条~第37条)

第6章 執務時間外の文書等及び物件の取扱い(第38条~第39条)

第7章 文書等の保管及び保存(第40条~第49条)

第8章 文書等の廃棄(第50条~第52条)

第9章 補則(第53条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,上下水道局(以下「局」という。)における文書等の取扱基準を定めることにより,事務の迅速かつ確実な処理を図ることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条 事務の処理は,すべて文書等によって行わなければならない。ただし,条例案の起案,規程の制定改廃及び行政処分以外の事務処理で,特に緊急を要する場合は,この限りでない。

2 前項ただし書の規定により文書等によらずに事務処理をしたときは,事後において,遅滞なくこの規程の定めるところにより処理しておかなければならない。

(用語の定義)

第3条 この規程における用語の意義は,次の各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画,写真(マイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし,官報,白書,新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって,次のいずれにも該当するものをいう。

 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システム(以下「電子文書交換システム」という。)により,交換される文書をいう。

(4) 文書交換証明書 電子文書交換システムにおいて,電子文書の送受信に使用するものをいう。

(5) 職責証明書 電子文書交換システムにおいて,職責を電子的に証明したもので,文書に押印する公印の代わりに使用するものをいう。

(処理年度)

第4条 文書等の処理に関する年度は,原則として4月1日から翌年3月31日までとする。

第2章 文書等に関する事務の管理

(総務課長の任務)

第5条 総務課長は,総務課の事務を主管する次長の指揮監督の下にこの規程の定めるところにより,それぞれの分掌する文書等に関する事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(課長の任務)

第6条 課長(徳島市上下水道局組織規程(令和2年徳島市上下水道局管理規程第3号。以下「組織規程」という。)第8条に規定する課長及び組織規程第9条に規定する所長をいう。以下同じ。)は,所属職員をして文書等の作成及び文書等の取扱いに習熟させ,文書等に関する事務が誤りなく,かつ,速やかに処理されるよう留意し,事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任の任務)

第7条 文書等に関する事務を適正かつ円滑に行うため,課(組織規程第2条に規定する課並びにお客さまセンター,中央浄化センター及び北部浄化センターをいう。以下同じ。)に文書主任を置く。

2 文書主任は,課の課長補佐(組織規程第12条に規定する課長補佐及び組織規程第13条に規定する副所長をいう。以下同じ。)をもって充てる。この場合において,課長補佐を2人以上置く課にあっては,課長の指定する課長補佐を,課長補佐を置かない課にあっては,庶務担当の係長をもって充てる。

3 文書主任は,総務課長の指導を受けるとともに,課長の命を受け,所属する課における次の各号に掲げる事務を監理しなければならない。

(1) 総務課から交付を受けた文書等及び物件の収受及び配布に関すること。

(2) 文書等及び物件の発送に関すること。

(3) 文書等の処理,審査及び執行に関すること。

(4) 文書等の整理,保管,引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) ファイリングシステムの指導及び改善に関すること。

(6) 文書等の公開,部分公開,非公開等に関すること。

(7) その他文書等の取扱いに関して必要なこと。

(備付帳簿等)

第8条 総務課には,次の帳簿等を備え,常に整理して保管しなければならない。

(1) 管理規程一覧表(別記様式第5号)

(2) 告示番号簿(別記様式第6号)

(3) 公告番号簿(別記様式第7号)

(4) 文書収受簿(別記様式第8号)

(5) 特殊文書交付簿(別記様式第9号)

(6) 保存文書貸出閲覧簿(別記様式第10号)

2 各課には,次の帳簿を備え,常に整理して保管しなければならない。

(1) 文書等発送簿(別記様式第11号)

(2) ファイル基準表(別記様式第12号)

(3) 金券交付簿(別記様式第13号)

(文書の記号及び番号)

第9条 文書には,次の各号に掲げる区分により,それぞれ文書の記号及び番号をつけなければならない。ただし,様式,書式等に別段の定めあるもの又は軽易なものについては,この限りでない。

(1) 規程 徳島市上下水道局管理規程第 号

(2) 告示 徳島市上下水道局告示第 号

(3) 公告 徳島市上下水道局公告第 号

(4) 訓令 徳島市上下水道局訓令第 号

2 文書番号は暦年による一連番号とする。

第3章 文書等及び物件の収受及び配布

(文書等及び物件の収受)

第10条 局に到着した文書等及び物件は,第38条第1項に規定する場合を除き,総務課において収受する。

2 文書等は,その配布先又は内容物を確認する必要がある場合には,総務課において開封するものとする。

3 文書等は,次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書等の余白に収受印(別図第1号)を押印し,文書収受簿に必要事項を登録する。ただし,収受の登録を要しないと認められる文書等については,受付印(別図第2号)のみ押印するものとする。

(2) 親展文書,電報又は書留扱いの郵便物,引受け及び配達を記録する郵便物若しくはこれらに準ずる特殊な取扱いをする郵便物等は,封筒の表面上欄に受付印を押印し,特殊文書交付簿に登録する。

(3) 審査請求書,行政処分書その他収受の日時が権利の得喪等に関する文書等は,第1号に定める手続のほか,収受の時刻を明記しておかなければならない。

4 物件は,その余白に受付印を押印し,必要がある場合は,特殊文書交付簿に登録する。

5 文書収受簿は,総務課(次項の規定により主務課において収受の手続を行った文書等に係る文書収受簿にあっては,当該主務課)において管理する。

6 前各項に定めるもののほか,直接主務課へ送付され,又は持参された文書等のうち,あらかじめ総務課長と協議のうえ,承認を得たものについては,主務課において収受の手続を行うことができる。

(総合行政ネットワーク文書の受信及び収受)

第11条 総合行政ネットワーク文書の受信は,総務課が行うものとする。

2 前項において受信した総合行政ネットワーク文書は,次の各号により処理しなければならない。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し,当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して,形式上の誤りがない場合は受領通知を,形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該総合行政ネットワーク文書については,速やかに用紙に出力する。

3 前項第3号の規定により出力された用紙は到達文書とみなし,総務課において,その余白に総合行政ネットワーク文書印(別図第3号)を押印するとともに,収受印を押印し,文書収受簿に必要事項を登録する。

(電磁的記録の受信及び収受)

第12条 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)については,電気通信回線を利用して各課で受信することができる。

2 受信した電磁的記録について,収受の必要があるものについては,速やかに用紙に出力するものとする。

3 前項の規定により出力された用紙は到達文書とみなし,あらかじめ総務課長と協議の上,各課で収受の手続を承認されたものを除き,総務課において,その余白に収受印を押印し,文書収受簿に必要事項を登録する。

(文書等及び物件の交付等)

第13条 第10条又は第11条の規定により処理された文書等及び物件は,次の各号により取り扱うものとする。

(1) 総務課は,収受した文書等及び物件を主務課の文書主任又は名宛人にそれぞれ交付し,特殊文書交付簿に登録された文書等及び物件については受領印を徴するものとする。ただし,緊急を要すると認められる場合又は文書主任若しくは名宛人が不在の場合は,その他の責任者の受領印を徴して,交付することができる。

(2) 文書主任は,総務課から交付を受けた文書等及び物件で,その主管に属しないと認めるものについては,直ちに総務課に返付しなければならない。

(3) 文書主任は,総務課から交付を受けた文書等及び物件(前号に定めるものを除く。)に,通貨,金券又は有価証券が同封されていた場合は,受付日,差出人,金額その他必要な事項を金券交付簿に記録しなければならない。

(4) 総務課は,親展文書又は電報で上下水道事業管理者(以下「管理者」という。)宛てのものについては,総務課長に交付して受領印を徴する。

(5) 総務課長は,前号の親展文書又は電報を受理したときは,管理者の閲覧に供し,その処理について指示を受けるものとする。

2 前項第1号の場合において,文書等及び物件が他の課に関係があると認められるときは,最も関係の深いと認められる課に交付する。この場合において,交付する課が定め難いときは,総務課の事務を主管する次長が決定するものとする。

(送料不足等の文書等及び物件の受理)

第14条 郵便料金等の未払又は不足の文書等又は物件は,官公署又は学校から発送したものその他必要があると認めるものに限り,その料金を支払い,これを受け付けることができる。

(閲覧済文書等の取扱い)

第15条 管理者の閲覧済の親展文書又は総務課において収受の手続を経ていない文書等を受領した者は,これを総務課に回付し,第10条の手続を受けなければならない。

第4章 文書等の立案及び回議

(処理方針等)

第16条 文書主任は,第12条第2項の規定により電磁的記録を出力したとき又は第13条の規定により文書等の交付を受けたときは,窓口限りで処理できる文書等,成規定例の文書等その他の簡易な文書等を除き,直ちに課長の閲覧に供しなければならない。この場合において,文書主任は,常に文書等の処理状況を把握し,未処理の文書等があるときは,その処理の促進に努めなければならない。

2 課長は,前項前段の規定により文書等を閲覧したときは,速やかに主務係長に回付し,処理させなければならない。

3 主務者は,回付を受けた文書等を確認し,遅滞なく処理しなければならない。

4 受理した文書等のうちで重要又は異例に属すると認められるものについては,その内容に応じて管理者又は次長の指揮を受けてこれを処理しなければならない。

5 受理した文書等のうちで,他の課との総合処理又は調査研究を必要とするものについては,処理の前に関係課に回覧しなければならない。

6 受理した文書等のうちで上司の閲覧に供する必要のあるものについては,供覧書(別記様式第14号)の所定の欄に必要事項を記入して供覧するものとする。ただし,課内のみ供覧するものその他軽易なものについては,この限りでない。

(起案)

第17条 課長は,その事務について,必要と認めるものは,あらかじめ主務者に処理方針を指示して,別に定める文書作成基準に従い起案させなければならない。

2 課長は,その事務について,条例案を徳島市長に提案しようとするとき又は規程を制定改廃しようとするときは,あらかじめ管理者の指示を受けて,自ら起案し,又はその属する職員に起案させなければならない。

3 起案者は,起案に当たっては,その内容に応じて,起案用紙(別記様式第1号から別記様式第4号までに掲げる様式をいう。以下同じ。)を用いなければならない。ただし,定例により取り扱う文書は,一定の帳票等で処理し,軽易な文書は,処理案を当該文書の余白に記載し,又は付箋を用いて処理することができる。

4 課長は,事務の処理について,当該事務が他の課と共同の処理又は調査研究の必要があると認めるときは,起案の前に関係課長に協議するものとし,協議の結果,意見が調わないときは,関係次長が協議してその主管又は処理方針を決定するものとする。

(根拠法令等の添付)

第18条 起案に当たっては,その起案の根拠となる法令,条例及び規程等(以下「法令等」という。)の関係部分を抜粋してこれを記載し,又は添付しなければならない。交付を受けた文書等によって処理する場合の起案については,その交付を受けた文書等を添付しなければならない。

2 同一又は関連する事案について,重ねて決裁又は専決(以下「決裁」という。)を必要とする事案の起案に当たっては,その事案に係る処理の経緯を明らかにするに足る関係決裁済文書等を添付しなければならない。ただし,その概要を記載して上司がその経緯を判断できるものについては,この限りでない。

(決裁)

第19条 起案書は,別に定めがあるものを除くほか,徳島市上下水道局事務決裁規程(令和2年徳島市上下水道局管理規程第5号)の定めるところにより,決裁を受けなければならない。

2 特に緊急を要する事務の処理又は特に命を受けた事務の処理については,前項の手続の一部について省略することができる。この場合においては,事後において同項の手続をしておかなければならない。

(決裁権者等の表示)

第20条 起案者は,起案用紙に当該事務の内容に応じて決裁権者(専決権者を含む。以下同じ。)又は最終閲覧者を表示しておかなければならない。

2 前項の表示は,起案用紙の回付を要しない職の欄に斜線を引いて行うものとする。この場合において,当該起案用紙が決裁権者の欄に職名が記載されている起案用紙であるときは当該記載された職名に丸印を,当該起案用紙が決裁権者の欄に職名が記載されていない起案用紙であるときは当該決裁権者の欄に職名をそれぞれ併せて記入するものとする。

3 起案者は,起案用紙に当該事務の内容に応じて認承すべき者又は閲覧すべき者(最終閲覧者を除く。)を表示しておかなければならない。

4 前項の表示は,起案用紙の所定の欄に認承又は閲覧をすべき者が属する課名を記入し,及び回付を要しない職の欄に斜線を引いて行うものとする。

(取扱上の注意区分等の記載)

第21条 起案書(別記様式第4号を除く)については,執行上又は取扱上注意すべき事項の区分に応じて「至急」,「秘密」,「配達証明」等と起案書の上部左枠外に記載しなければならない。

2 秘密を要する文書等には,別に上被をして責任者相互間において授受の手続をしなければならない。

(合議を受けた文書の処理)

第22条 合議を受けた回議文書は,速やかに調査閲了し,適当と認めるときは認承印を押印し,順次回付しなければならない。調査について時日を要するときは,主務係長又は起案者にその旨を通知しておかなければならない。

(異議ある回議文書の処理)

第23条 合議を受けた回議文書に異議があるときは,起案者,主務係長又は主務課長と直接協議し,なお意見が一致しないときは,主務次長又は管理者がこれを決するものとする。

(合議後の変更手続等)

第24条 合議を経た案を改めようとするとき又は決裁の趣旨が当初の起案書の趣旨と異なるときは,起案者は合議をした課に回付し,廃案するときは,合議者の認承印の削除を求めなければならない。

(要再回の措置)

第25条 合議を受けた課で,その案件の結果を知る必要があるときは,起案書にその旨を朱書しておかなければならない。

(一般文書の審査)

第26条 外部に発送する起案書で重要又は異例に属すると認められるものについては,次条に規定するもののほかすべて総務課に提出して,総務課長の審査を受けなければならない。

2 総務課においては,審査の結果必要と認めるときは,起案の趣旨を損ねない範囲内において,別に定める基準により当該起案書に修正又は訂正を加えなければならない。

(法規文書等の審査)

第27条 次の各号に掲げるものの起案書については,総務課に合議し,総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例案に関するもの

(2) 規程及び要綱等の制定改廃に関するもの

(3) 行政処分に関するもの(人事に関するもの,公文書の公開に関するもの並びに個人情報の開示,訂正及び削除に関するものを除く。)であって重要又は異例に属すると認められるもの

(4) 契約その他の権利の得喪又は変更に関するものであって,その内容が複雑であり,重要かつ異例であると認められるもの(成規定例のものを除く。)

(5) 法令上疑義にわたるもの又は局例規の解釈の決定に関するもの

(6) 公示に関するもの

(7) その他重要異例に属するもの

(決裁日付)

第28条 決裁を受けた文書は,これを文書主任に提出して決裁日付の記載を受けなければならない。

(契印)

第29条 発送する文書には,必要に応じ,総務課において,契印(別図第4号)を用いて起案書と契印しなければならない。

第5章 文書等の執行

(文書の浄書)

第30条 決裁を受けた文書のうち施行を要するものについては,原則として各課において適切な方法により浄書を行わなければならない。

2 浄書した文書は,必ず原議と照合し,誤字,脱字がないか,用字,用語及び文体等が適切かどうかを確認しなければならない。

(文書等発送簿への登録等)

第31条 発送し,又は送信する文書等は,これを主務課の文書主任に提出して文書等発送簿への登録を受けるとともに,文書記号,文書番号及び発送日付を記入しなければならない。ただし,次に掲げる文書等については,文書記号及び文書番号の記入を省略することができる。

(1) 市の機関内で処理する文書等

(2) 第36条に規定する電気通信回線を利用して送信できる電磁的記録のうち,軽易なもの

(3) 儀礼文書,契約書その他文書記号及び文書番号を付けることが適当でないと認められる文書等

(公印の押印)

第32条 発送する文書には,徳島市上下水道局公印規程(昭和43年徳島市水道局管理規程第1号)に定める公印を押さなければならない。ただし,権利,義務の発生しない文書で,次に掲げるものについては,公印の押印を省略することができる。

(1) 市の機関内で処理するもの

(2) 刊行物,資料等の送付文書

(3) 案内状,礼状等の書簡文書

(4) その他主務課長が軽易と認めるもの

2 公印の押印については,前条に規定する登録及び記入を完了した後,公印の保管責任者に原議を添えて提出し,公印承認印(別図第5号)の押印を受けた後,公印を押印する。

(総合行政ネットワーク文書の電子署名)

第33条 電子文書交換システムにより総合行政ネットワーク文書を送信する場合にあっては,当該総合行政ネットワーク文書に電子署名を付与するものとする。

2 電子署名の付与については,第31条に規定する登録及び記入を完了した後,総務課長に原議を添えて提出し,電子署名の付与を請求するものとする。

3 総務課長は,前項の請求を受けたときは,電子署名を付与すべき内容について,当該総合行政ネットワーク文書に係る原議と照合し,相違ないことを確認したときは,電子署名承認印(別図第6号)を押印し,電子署名を付与するものとする。

(文書等及び物件の発送)

第34条 文書等及び物件の発送は,各課から直接発送するものを除き,総務課が行うものとする。

2 発送に当たっては,各課において郵便その他の発送方法を選択し,それぞれの条件に合った封入封かん又は荷造りを行い,あて先,発送者名及び日付等を明確に記入し,取りまとめて総務課へ発送を依頼するものとする。

3 郵便で発送する場合において,書留,速達等の特殊な取扱いを要するものについては,郵便物の表面にその種別を明示し,他の郵便物等と区別した上で,総務課へ発送を依頼しなければならない。

4 総務課は,発送依頼のあった文書等及び物件を審査し,料金後納郵便等の適切な方法により発送を行うものとする。

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第35条 総合行政ネットワーク文書の送信は,電子文書交換システムに必要事項を入力し,原議と照合した上で,総務課が行うものとする。

(電磁的記録の送信)

第36条 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)は,電気通信回線を利用して各課で送信することができる。

2 前項の規定により送信することができる電磁的記録は,第32条第1項各号に規定する公印の押印を省略できるもののうち,次の各号のいずれにも該当するものとする。

(1) 機密の取扱いを要しないもの

(2) 個人情報が含まれていないもの

(執行日の記入)

第37条 文書等の発送又は送信を終わったときは,執行者は,原議に執行の年月日を記入しなければならない。

第6章 執務時間外の文書等及び物件の取扱い

(文書等及び物件の収受並びに処理)

第38条 執務時間外に到達した文書等及び物件は,当直業務に従事する者において収受し,当該文書等又は物件の種別に応じて当直用文書受付簿(別記様式第15号)に登録しなければならない。

2 審査請求書,郵便による契約の入札書その他収受の日時が権利の得喪若しくは変更又はその行為の効力に影響を与えるものは,その封書又は文書等の余白に収受の日時を記載しておかなければならない。

3 緊急の処理が必要と認められる文書等又は物件については,総務課長又は主務課長の指示を受けて処理しなければならない。

(文書等及び物件の引継ぎ)

第39条 当直業務に従事する者が受領した文書等及び物件は,当該当直業務終了後総務課又は次の当直業務に従事する者に引き継がなければならない。

2 総務課は前項の規定により引き継ぎを受けたのち,第10条の規定により処理しなければならない。

第7章 文書等の保管及び保存

(文書等保管の原則)

第40条 文書等は,必要に応じ,職員が速やかに取り出せるよう系統的に整理しなければならない。

2 課における文書等の保管は,原則として現年度文書及び前年度文書とする。

(保管用具)

第41条 文書等の保管用具は,ファイリングキャビネット,保管庫及び書棚等それぞれに適した保管具を使用するものとする。

(文書等の整理及び保管)

第42条 完結文書は,前条の保管用具に保管し,それ以外の保管用具に保管する文書等については,それに適した用品に適宜編さん等し,保管するものとする。

2 文書等は,執務中を除いては,自己の手元においてはならない。

3 当日中に処理の済まない文書等は,担当者ごとに,保管用具に一時的に収納し,常に文書等の所在を明らかにしておかなければならない。

(保管文書の貸出し)

第43条 保管文書の貸出しを受けようとする職員は,主務課の文書主任にその旨を申し出なければならない。

2 前項の申出を受けた文書主任は,事務に支障がないと認めるときは,貸出ガイドに所要事項を記載し,当該文書等を貸し出すものとする。

(ファイル基準表の作成)

第44条 文書主任は,文書等を系統的に整理保管するため,ファイル基準表を作成しなければならない。

2 文書主任は,ファイリングキャビネットに収納することが不適当と認められる文書等についてもファイル基準表に記載し,保管場所等を明記するものとする。

3 文書主任は,毎年3月1日までに確定したファイル基準表を4部作成し,1部を保管し,3部を総務課長に提出するものとする。

4 文書主任は,ファイル基準表の提出後記載事項に変更があったときは,その旨総務課長に報告するものとする。

(保管文書の調査点検)

第45条 文書主任は,常に保管文書の点検整理を行わなければならない。

2 総務課長は,文書整理の維持向上を図るため,必要に応じて各課の文書等の保管状況を調査し,適切な助言・指導を与えるものとする。

(文書等の保存方法)

第46条 保管期間経過後,引き続き保存を要する文書等については,保存年限ごとに保存箱に収納し総務課長が管理する書庫で保存する。

2 保存箱には,保存年限,年度,課名及び内容を記載する。

(保存年限)

第47条 文書等の保存年限は,永年,10年,5年,3年及び1年とし,各保存年限の区分の基準は,別表第1のとおりとする。ただし,法令に基づいて保存年限の定めのある文書等で,これらの区分に属さないものは,当該保存年限の直近上位の保存年限に区分するものとする。

2 文書等の保存年限は,別表第1に規定する保存年限の区分に基づき,主務課長が定めるものとする。

(保存年限の起算)

第48条 保存年限の起算は,文書等の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし,暦年ごとに区分して整理する文書等については,文書等の完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。

(保存文書の貸出し及び閲覧)

第49条 保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする職員は,当該文書等の管理主管課の文書主任の承認を経て,総務課長に申し出なければならない。

2 職員は,保存文書の貸出し又は閲覧を受けるときは,保存文書貸出閲覧簿に所要事項を記入しなければならない。

第8章 文書等の廃棄

(課における廃棄)

第50条 課長は,保管を要しない文書等については,随時廃棄するものとする。

2 課長は,前年度文書のうち保存を要しない文書等については,廃棄の適否を決定し,廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第51条 総務課長は,保存年限を経過した文書等については,主務課長の依頼に基づき,これを廃棄するものとする。

2 主務課長は,保存年限を経過した文書等について,なお保存する必要があると認められるものについては,さらに年限を定めて保存することができる。

3 第47条第1項ただし書の規定により,保存年限を定めた文書等については,当該法令に定める保存年限の経過後前2項の手続を経て,廃棄することができる。

4 主務課長は,永年保存文書については,文書等の完結より起算して10年及びその後5年ごとに保存の適否を決定するものとする。ただし,保存期間が10年以上経過した場合で,法令の制定改廃又は事務処理方針の変更その他の理由により,改めて保存の適否を決定する必要があると認められるときは,この限りでない。

(文書等の廃棄の方法)

第52条 文書等を廃棄する場合は,他に利用されることのないよう焼却,裁断又は消去等適切な処理を行うものとする。ただし,廃棄する文書等のうち,市史及び局史編さんのために必要と認められるものについては,この限りでない。

第9章 補則

(委任)

第53条 この規程に定めるもののほか,必要な事項は別に定める。

附 則

この規程は,令和2年4月1日から施行する。

別表第1(第47条関係)

永年保存

(1) 廃置分合,境界変更に関する重要なもの

(2) 条例,規程及び訓令に関するもの

(3) 訴願訴訟に関する重要なもの

(4) 議会に関する特に重要なもの

(5) 事務引継に関する重要なもの

(6) 職員の進退,賞罰に関する重要なもの

(7) 財産及び公の施設に関する重要なもの

(8) 公債及び借入金に関する重要なもの

(9) 予算に関する特に重要なもの

(10) 出納及び決算に関する特に重要なもの

(11) 契約に関する特に重要なもの

(12) 事業の創始又は改廃に関する重要なもの

(13) 統計に関する特に重要なもの

(14) 事業の許,認可事項等に関する特に重要なもの

(15) 前各号のほか,永年保存の必要を認められるもの

10年保存

(1) 議会に関する重要なもの

(2) 職員の勤務及び給与に関する重要なもの

(3) 許,認可に関する重要なもの

(4) 出納に関し特に後日の証明となるもの

(5) 予算,決算及び出納に関する重要なもの

(6) 契約に関する重要なもの

(7) 陳情書及び各種申請に関する重要なもの

(8) 統計に関する重要なもの

(9) 工事の設計及び各種占用並びに登記に関するもの

(10) 国,県費補助に関するもの

(11) 前各号のほか,10年間保存の必要を認められるもの

5年保存

(1) 告示,公告に関する軽易なもの

(2) 議会に関するもの

(3) 職員の給与に関するもの

(4) 職員の勤務に関するもの

(5) 職員の研修に関する重要なもの及び諸届

(6) 物品の保管及び資材に関する軽易なもの

(7) 予算,決算及び出納に関するもの

(8) 統計に関する軽易なもの

(9) 前各号のほか,5年間保存の必要を認められるもの

3年保存

(1) 照会,回答その他往復文書に関する重要なもの

(2) 文書の収受発送に関する重要なもの

(3) 前各号のほか,3年間保存の必要を認められるもの

1年保存

(1) 文書の収受発送に関するもの

(2) 照会,回答,願,届書等で軽易なもの

(3) 前各号のほか,1年間保存の必要を認められるもの

別図第1号(第10条関係)収受印

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別図第2号(第10条関係)受付印

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別図第3号(第11条関係)総合行政ネットワーク文書印

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別図第4号(第29条関係)契印

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別図第5号(第32条関係)公印承認印

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別図第6号(第33条関係)電子署名承認印

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徳島市上下水道局文書取扱規程

令和2年4月1日 上下水道局管理規程第6号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第13編 公営企業/第2章 上下水道/第1節 組織・処務
沿革情報
令和2年4月1日 上下水道局管理規程第6号