2　前項の規定にかかわらず，条例案の起案，規則及び規程の制定改廃並びに行政処分以外の事務処理であって，特に緊急を要する場合は，文書によらず事務処理をすることができる。この場合においては，事後に遅滞なく文書を作成しなければならない。

3　文書の管理に関する事務は，文書管理システムにより適正に行わなければならない。ただし，管理について文書管理システムを使用することが適当でない文書と認められる場合又は文書管理システムを使用することができない場合は，この限りでない。

2　文書管理主任は，課の課長補佐をもって充てる。この場合において，課長補佐を2人以上置く課にあってはそれらのうちから課長の指名するものを，課長補佐を置かない課にあっては所属する職員のうちから課長が指名する者を，それぞれ文書管理主任とする。

3　文書管理主任は，総務課長の指導するところにより，所属する課における次に掲げる事務を監理しなければならない。

4　文書管理主任を補助するため，課に文書管理担当者を置く。

5　文書管理担当者は，課に属する職員(文書管理主任を除く。)のうちから，課長が指名する者とする。この場合において，課の実態によりその必要があるときは，複数の者を文書管理担当者に指名することができる。

6　課長は，毎年4月1日に，文書管理主任及び文書管理担当者について総務課長に報告しなければならない。これらの者に変更があったときも，同様とする。

2　前項の規定により総務課において受領した紙文書は，その配布先又は内容物を確認する必要がある場合には，総務課において開封するものとする。

3　総務課は，受領した紙文書を次に定めるところにより処理しなければならない。

4　物件は，その余白に収受印を押印し，必要がある場合は，特殊文書交付簿に登録する。

5　紙文書及び物件のうちその送付に係る郵便料金等が未払であるもの又は不足しているものについては，当該紙文書及び物件が官公署又は学校から発送されたものその他受領の必要があると認めるものである場合に限り，その料金を支払い受領することができる。

2　前条第3項第3号に掲げる紙文書について前項の受領をするときは，その余白に受領した日時を明記しておかなければならない。

3　緊急に処理すべき紙文書又は物件について第1項の受領をしたときは，総務課長又は主務課長の指示を受け，速やかに処理しなければならない。

4　第1項の受領をした紙文書及び物件は，当直業務の終了後，総務課に引き継がなければならない。

2　前項第1号の規定にかかわらず，総務課は，前2条の規定により受領した紙文書又は物件が2以上の課に関係する場合は，その関係の最も深いと認められる課に配布するものとする。この場合において，配布すべき課が定め難いときは，総務部長が定めるものとする。

2　前項の場合においては，文書管理システムに登録した電子文書を，文書の原本とみなす。

3　第1項の規定にかかわらず，第3条第3項ただし書に掲げる場合は，主務課は，第1項に規定する方法によらず当該紙文書又は電子文書を収受することができる。この場合において，当該紙文書又は電子文書が次に掲げるもの以外のものであるときは，当該紙文書又は電子文書を印刷した紙文書に収受印を押さなければならない。

4　前3項の規定は，市長，副市長又は政務監が直接受領し閲覧した親展文書の配布を受けた場合について準用する。

2　文書管理主任は，前条の規定により文書を収受したときは，定型的又は定例的な文書その他の簡易に処理することができる文書を除き，直ちに課長の閲覧に供しなければならない。

3　課長は，前項の規定により文書を閲覧したときは，その属する職員に速やかに処理させなければならない。

4　文書のうち，重要又は異例に属すると認められるものについては，その内容に応じて市長，副市長，政務監又は部長(危機管理局長を含む。以下同じ。)の指揮を受けてこれを処理しなければならない。

5　課長は，文書の処理について，当該文書に係る事務が同一の部(危機管理局を含む。以下同じ。)内の他の課又は他の部の課と共同の処理又は調査研究の必要があると認めるときは，処理の前に関係課長に協議するものとする。この場合において，協議の結果その意見が調わないときは，同一の部内にあっては主務部長が，他の部の課に関係するときは関係部長が協議して，その主管又は処理方針を決定するものとする。

6　文書管理主任は，常に文書の処理状況を把握し，未処理の文書があるときは，その処理に努めなければならない。

2　起案には，その起案の根拠となる法令，条例及び規則等(以下「法令等」という。)の関係部分を抜粋してこれを記載し，又は添付しなければならない。

3　収受した文書についての起案には，当該収受した文書を添付しなければならない。

4　既に起案し決裁又は専決(以下「決裁」という。)を受けたものと同一又は関連する事案についての起案には，その事案に係る処理の経緯を明示した関係する決裁文書その他の資料を添付しなければならない。ただし，その経緯，概要等を記載することで足りる場合には，この限りでない。

2　電子決裁起案には，前条第2項及び第3項に掲げるものその他の必要な資料の電子文書を添付しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず，同項の必要な資料を電子文書により添付することが困難である場合は，併用決裁起案(電子決裁起案に加えて当該必要な文書の紙文書を回議する方法をいう。)により行うことができる。

2　紙決裁起案は，起案用紙(別記様式第1号)を用いて行うものとする。ただし，定例により取り扱う文書又は軽易な文書にあっては，この限りでない。

3　起案用紙には，起案に係る事務の内容に応じて決裁権者(専決権限を有する者を含む。以下同じ。)並びに認承すべき者及びその者が属する部課名を表示しておかなければならない。

2　前項の起案を回議する場合は，別に上被をした上で，回議を受ける者相互において適切に受渡しをしなければならない。

2　特に緊急を要する事務の処理又は特に命を受けた事務の処理については，決裁に係る手続の一部を省略することができる。この場合においては，決裁の事後に，当該省略した手続を行わなければならない。

3　起案者は，決裁を受けたときは，文書管理システムにその日付を登録しなければならない。この場合において，紙決裁起案についても同様とする。

2　閲覧に供する必要のある紙文書を収受し，又は作成したときは，文書管理システムから出力した供覧用紙(別記様式第2号)に添付して順次回付する方法により関係者に供覧するものとする。

3　第14条第2項ただし書の規定は，前項に規定する紙文書の供覧について準用する。

2　起案者は，合議を受けた起案を改めようとするとき又は決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるときは，その旨を合議を受けた者に通知しなければならない。

3　特に重要又は異例な事項，急を要する事項その他必要と認められる事項については，関係する主務課長が協議の上，全員の同意をもって合議に代えることができる。この場合においては，起案にその旨を記載しなければならない。

4　合議を受けた者は，合議の内容に関しその結果を知る必要があるときは，起案者又は主務課長にその旨を通知しなければならない。

2　総務課は，前項の審査の結果必要と認めるときは，起案の趣旨を損ねない範囲内において，別に定める基準により当該起案に修正又は訂正を加えなければならない。

2　浄書した文書は，必ず決裁を受けた文書の原議と照合し，誤字，脱字がないか，用字，用語及び文体等が適切かどうかを確認しなければならない。

2　文書記号及び文書番号は，文書管理システムを用いて記録するものとする。ただし，他に文書番号を記録すべき特定の台帳，受付簿等がある場合は，当該台帳，受付簿等に記録することをもって代えることができる。

2　公印を押印しようとする者は，文書管理システムにより公印の保管責任者に公印承認申請を行いその承認(紙決裁起案の場合にあっては，当該保管責任者に決裁を受けた文書の原議を提出して公印承認印(別図第2号)の押印)を受けるものとする。

2　前項の電子署名の付与をしようとする者は，文書管理システムにより当該電子署名に係る電子文書交換システムの職責証明書を管理する課の課長に公印承認申請を行いその承認(紙決裁起案の場合にあっては，当該課長に決裁を受けた文書の原議を提出して電子署名承認印(別図第3号)の押印)を受けるものとする。

2　発送に当たっては，各課において郵便その他の発送方法を選択し，それぞれの条件に合った封入封かん又は荷造りを行い，宛先，発送者名及び日付等を明確に記入し，取りまとめて総務課へ発送を依頼するものとする。

3　郵便で発送する場合において，書留，速達等の特殊な取扱いを要するものについては，郵便物の表面にその種別を明示し，他の郵便物等と区別した上で，総務課へ発送を依頼しなければならない。

4　総務課は，発送依頼のあった紙文書及び物件を審査し，料金後納郵便等の適切な支払方法により発送を行うものとする。

2　電気通信回線を利用した電子文書の送信(前項に掲げるものを除く。)は，各課が行うものとする。

3　第24条第1項各号に掲げる公印を押さなければならないものに該当する電子文書は，前項の送信をすることができない。

2　職員は，文書を簿冊により整理しなければならない。

2　文書の保存年限は，その区分の基準に基づき，課長が定めるものとする。

3　保存年限の起算の起点は，文書に係る事務の処理が完結した年月日(以下「完結年月日」という。)の属する年度の翌年度(暦年で管理する文書にあっては，完結年月日の翌年)の4月1日とする。

2　簿冊には，次に掲げる事項を登録するものとする。

3　文書管理主任は，文書の実態，保管の状態等に応じて簿冊の統合，分割等を行うことにより，簿冊を適切に管理しなけばならない。

2　前項の簿冊管理簿は，課において保管するとともに，総務課長に提出するものとする。

2　紙文書のうちその事務の処理が完結したもの(以下「完結紙文書」という。)については，紙フォルダ，ファイル等に収納して，課内のキャビネットの一定の位置に保管するものとする。

2　常用文書の保管においては，収納する個別フォルダーの所定の箇所に「常用」の表示をするものとする。

2　前項の保存をする場合は，保存箱の側面に，対応する文書目録を貼付する等の措置を講じるものとする。

3　第1項の規定にかかわらず，保存箱に収納できない又は収納することが適当でないと課長が認める完結紙文書にあっては，他の方法により保存することができる。

2　前項の場合において，同項の電子化をした後の完結紙文書の保存年限は，電子化をする前の保存年限にかかわらず，当該電子化をした日から起算して1年未満とする。ただし，当該完結紙文書の完結年月日の属する年度の翌年度(暦年で管理するものにあっては，完結年月日の翌年)の4月1日から起算して1年を経過していない場合(電子化をする前の保存年限が1年未満である場合を除く。)は，この限りでない。

3　前項本文の規定は，第10条第1項の規定により電子化をした後の紙文書について準用する。

2　前項の申出を受けた文書管理主任は，紙文書の貸出しに事務に支障がないと認めるときは，当該紙文書を貸し出すことができる。

2　総務課長は，文書整理の維持向上を図るため，必要に応じて各課の紙文書の管理状況を調査し，適切に助言及び指導をするものとする。

2　課長は，前項の決定をしたときは，速やかに文書を廃棄しなければならない。

3　課長は，前項の規定により廃棄した文書の廃棄簿冊一覧表を取りまとめ，速やかに総務課長に提出しなければならない。

4　課長は，保存年限を経過した文書について，なお保存する必要があると認められるものについては，更に年限を定めて保存することができる。

5　課長は，永年保存文書については，完結年月日より起算して10年及びその後5年ごとに保存の適否を決定するものとする。ただし，保存期間が10年以上経過した場合で，法令等の制定改廃又は事務処理方針の変更その他の理由により，改めて保存の適否を決定する必要があると認められるときは，この限りでない。

2　課長は，引継ぎを要しない前年度の紙文書については，廃棄の適否を決定し，廃棄しなければならない。

1　この訓令は，昭和38年5月15日から施行する。

2　行政組織規則第5条に定める出先機関における文書の取扱いについては，別に規程が制定されるまでの間，この規程の必要な規定を準用する。

1　この訓令は，昭和40年4月1日から施行する。

2　この規程の施行前に既に印刷している起案用紙については，この規程の施行後においても使用することができるものとする。

3　この規程の施行の際，既に庶務課において起案し，又は起案に着手している規則案及び規程案については，なお，従前の例による。

この訓令は，昭和42年2月1日から施行する。

この訓令は，昭和42年8月1日から施行する。

この訓令は，昭和44年4月1日から施行する。

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

2　この訓令の施行前に既に印刷している起案用紙については，この訓令の施行後においても使用することができるものとする。

この規程は，昭和45年12月23日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，昭和49年1月1日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，昭和50年1月1日から施行する。

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第5号及び同様式第9号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第5号及び同様式第9号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

(施行期日)

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

この規程は，訓令の日から施行する。

この訓令は，昭和54年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第2号の2及び同様式第3号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第2号の2及び同様式第3号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，昭和59年4月1日から施行する。

この訓令は，昭和60年7月1日から施行する。

この訓令は，昭和61年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，昭和62年2月1日から施行する。

(徳島市文書簿冊編さん保存規程の廃止)

2　徳島市文書簿冊編さん保存規程(昭和26年徳島市訓令第2号)は，廃止する。

(経過措置)

3　この訓令による改正後の徳島市文書取扱規程(以下「改正後の訓令」という。)第41条，第46条第4項及び第5項並びに別表の規定は，この訓令の施行の日以後に作成等した文書について適用する。

(起案用紙の調整)

4　改正後の訓令別記様式第1号，同様式第2号，同様式第3号，同様式第4号及び同様式第5号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第3号，同様式第4号及び同様式第5号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，昭和63年7月1日から施行する。

この訓令は，平成元年4月1日から施行する。

この訓令は，平成2年4月1日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，平成6年1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成6年4月1日から施行する。

(所要の調整)

2　第1条の規定による改正後の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第1号の2，同様式第3号，同様式第4号，同様式第5号及び同様式第10号に相当する第1条の規定による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第1号の2，同様式第3号，同様式第4号，同様式第5号及び同様式第10号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，平成7年1月1日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，平成13年11月13日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，平成23年4月1日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成26年4月1日から施行する。

(所要の調整)

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第6号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第6号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，平成27年4月1日から施行する。

この訓令は，平成28年4月1日から施行する。

この訓令は，平成29年4月1日から施行する。

この訓令は，平成30年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成31年1月1日から施行する。

(所要の調整)

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号，別記様式第1号の2，別記様式第2号から別記様式第4号まで，別記様式第9号及び別記様式第12号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，別記様式第1号の2，別記様式第2号から別記様式第4号まで，別記様式第9号及び別記様式第12号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，令和3年4月1日から施行する。

この訓令は，令和4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，令和5年4月1日から施行する。

(所要の調整)

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号及び別記様式第1号の3から別記様式第3号までに相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号及び別記様式第1号の3から別記様式第3号までによる用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，令和6年4月1日から施行する。

この訓令は，令和7年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

(経過措置)

2　次項に規定するもののほか，この訓令による改正後の文書取扱規程の規定は，令和7年10月1日以後に受領し，又は作成する文書について適用し，同日前に受領し，又は作成した文書については，なお従前の例による。

3　令和7年度以前に受領し，又は作成した文書等の保存については，この訓令による改正前の文書取扱規程第8章の規定の例によるものとする。