2　前項ただし書の規定により文書等によらずに事務処理をしたときは，事後において，遅滞なくこの規程の定めるところにより処理しておかなければならない。

2　文書主任は，課の課長補佐をもって充てる。この場合において，課長補佐を2人以上置く課にあっては，課長の指定する課長補佐を，課長補佐を置かない課にあっては，庶務担当の係長をもって充てる。

2　文書等は，その配布先又は内容物を確認する必要がある場合には，総務課において開封するものとする。

3　文書等は，次に定めるところにより処理しなければならない。

4　物件は，その余白に受付印を押印し，必要がある場合は，特殊文書交付簿に登録する。

5　文書収受簿は，総務課(次項の規定により主務課において収受の手続を行った文書等に係る文書収受簿にあっては，当該主務課)において管理する。

6　前各項に定めるもののほか，直接主務課へ送付され，又は持参された文書等のうち，あらかじめ総務課長と協議の上，承認を得たものについては，主務課において収受の手続を行うことができる。

2　前項において受信した総合行政ネットワーク文書は，次により処理しなければならない。

3　前項第3号の規定により出力された用紙は到達文書とみなし，総務課において，その余白に別図第3号の総合行政ネットワーク文書印を押印するとともに，収受印を押印し，文書収受簿に必要事項を登録する。

2　受信した電磁的記録について，収受の必要があるものについては，速やかに用紙に出力するものとする。

3　前項の規定により出力された用紙は到達文書とみなし，あらかじめ総務課長と協議の上，各課で収受の手続を承認されたものを除き，総務課において，その余白に収受印を押印し，文書収受簿に必要事項を登録する。

2　前項第1号の場合において，文書等及び物件が他の課に関係があると認められるときは，最も関係の深いと認められる課に交付する。この場合において，交付する課が定め難いときは，総務部長が決定するものとする。

2　課長は，前項前段の規定により文書等を閲覧したときは，速やかに主務係長に回付し，処理させなければならない。

3　前項の規定により文書等を受理した主務係長は，自ら処理するものを除き，直ちに主務者に回付し，処理させなければならない。

4　主務者は，回付を受けた文書等を確認し，遅滞なく処理しなければならない。

5　受理した文書等のうちで重要又は異例に属すると認められるものについては，その内容に応じて市長，副市長，政務監又は部長(危機管理局長を含む。以下同じ。)の指揮を受けてこれを処理しなければならない。

6　受理した文書等のうちで，他の部(危機管理局を含む。以下同じ。)又は課との総合処理又は調査研究を必要とするものについては，処理の前に関係部課に回覧しなければならない。

7　受理した文書等のうちで上司の閲覧に供する必要のあるものについては，別記様式第3号の供覧書の所定の欄に必要事項を記入して供覧するものとする。ただし，課内のみ供覧するものその他軽易なものについては，この限りでない。

2　課長は，その事務について，条例案を起案しようとするとき又は規則若しくは規程を制定改廃しようとするときは，あらかじめ主務部長の指示を受けて，自ら起案し，又はその属する職員に起案させなければならない。

3　起案者は，起案に当たっては，その内容に応じて，別記様式第1号から別記様式第4号までに掲げる様式を用いなければならない。ただし，定例により取り扱う文書は，一定の帳票等で処理し，軽易な文書は，処理案を当該文書の余白に記載し，又は付箋を用いて処理することができる。

4　課長は，事務の処理について，当該事務が同一部内の他の課又は他の部の課と共同の処理又は調査研究の必要があると認めるときは，起案の前に関係課長に協議するものとし，協議の結果，意見が調わないときは，同一部内にあっては，主務部長が，他の部の課に関係するときは，関係部長が協議してその主管又は処理方針を決定するものとする。

2　同一又は関連する事案について，重ねて決裁又は専決(以下「決裁」という。)を必要とする事案の起案に当たっては，その事案に係る処理の経緯を明らかにするに足る関係決裁済文書等を添付しなければならない。ただし，その概要を記載して上司がその経緯を判断できるものについては，この限りでない。

2　特に緊急を要する事務の処理又は特に命を受けた事務の処理については，前項の手続の一部について省略することができる。この場合においては，事後において前項の手続をしておかなければならない。

2　前項の表示は，起案用紙の回付を要しない職の欄に斜線を引いて行うものとする。この場合において，当該起案用紙が決裁権者の欄に職名が記載されている起案用紙であるときは当該記載された職名に丸印を，当該起案用紙が決裁権者の欄に職名が記載されていない起案用紙であるときは当該決裁権者の欄に職名をそれぞれ併せて記入するものとする。

3　起案者は，起案用紙に当該事務の内容に応じて認承すべき者又は閲覧すべき者(最終閲覧者を除く。)を表示しておかなければならない。

4　前項の表示は，起案用紙の所定の欄に認承又は閲覧をすべき者が属する部課等名を記入し，及び回付を要しない職の欄に斜線を引いて行うものとする。

2　秘密を要する文書等には，別に上被をして責任者相互間において授受の手続をしなければならない。

2　総務課においては，審査の結果必要と認めるときは，起案の趣旨を損ねない範囲内において，別に定める基準により当該起案書に修正又は訂正を加えなければならない。

2　浄書した文書は，必ず原議と照合し，誤字，脱字がないか，用字，用語及び文体等が適切かどうかを確認しなければならない。

2　公印の押印については，前条に規定する登録及び記入を完了した後，公印の保管責任者に原議を添えて提出し，別図第5号の公印承認印の押印を受けた後，公印を押印する。

2　電子署名の付与については，第25条の2に規定する登録及び記入を完了した後，必要とする職責証明書を保有する課の課長に原議を添えて提出し，電子署名の付与を請求するものとする。

3　職責証明書を保有する課の課長は，前項の請求を受けたときは，電子署名を付与すべき内容について，当該総合行政ネットワーク文書に係る原議と照合し，相違ないことを確認したときは，別図第6号の電子署名承認印を押印し，電子署名を付与するものとする。

2　発送に当たっては，各課において郵便その他の発送方法を選択し，それぞれの条件に合った封入封かん又は荷造りを行い，宛先，発送者名及び日付等を明確に記入し，取りまとめて総務課へ発送を依頼するものとする。

3　郵便で発送する場合において，書留，速達等の特殊な取扱いを要するものについては，郵便物の表面にその種別を明示し，他の郵便物等と区別した上で，総務課へ発送を依頼しなければならない。

4　総務課は，発送依頼のあった文書等及び物件を審査し，料金後納郵便等の適切な支払方法により発送を行うものとする。

2　前項の規定により送信することができる電磁的記録は，次に掲げるものとする。

2　審査請求書，郵便による契約の入札書その他収受の日時が権利の得喪若しくは変更又はその行為の効力に影響を与えるものは，その封書又は文書等の余白に収受の日時を記載しておかなければならない。

3　緊急の処理が必要と認められる文書等又は物件については，総務課長又は主務課長の指示を受けて処理しなければならない。

2　文書等の整理は，ファイリングシステムによって行うものとする。

3　課における文書等の保管は，原則として現年度文書及び前年度文書とする。

2　ファイル担当者は，各課の事務に精通している者の中から課長が毎年4月1日に指名し，直ちに総務課長に報告するものとする。ファイル担当者を変更した場合も直ちに総務課長に報告するものとする。

3　ファイル担当者は，ファイリングシステムの維持管理について文書主任を補助する。

2　前項の規定によることが不適当な文書等については，他規格のキャビネット，保管庫及び書棚等それぞれに適した保管用具を使用することができる。

3　ファイリングキャビネットは，原則として各課ごとに一定箇所に集中配列し，左から号数，上から段数をもって順次数えるものとする。

2　現年度文書及び前年度文書のファイリングキャビネットの引き出しの使用区分は，原則として現年度文書については上2段，前年度文書については下1段とし，引き出しラベルは，現年度分は白，前年度分は青をもって色別表示するものとする。

3　文書等は，執務中を除いては，自己の手元においてはならない。

4　当日中に処理の済まない文書等は，担当者ごとに懸案フォルダーに収納し，常に文書等の所在を明らかにしておかなければならない。

2　前項の申出を受けた文書主任は，事務に支障がないと認めるときは，貸出ガイドに所要事項を記載し，当該文書等を貸し出すものとする。

2　文書主任は，ファイリングキャビネットに収納することが不適当と認められる文書等についてもファイル基準表に記載し，保管場所等を明記するものとする。

3　文書主任は，毎年3月31日までに確定したファイル基準表を2部作成し，うち1部を課において保管し，残りの1部を当該ファイル基準表の電磁的記録と併せて総務課長に提出するものとする。

4　文書主任は，ファイル基準表の提出後記載事項に変更があったときは，その旨総務課長に報告するものとする。

2　総務課長は，文書整理の維持向上を図るため，必要に応じて各課の文書等の保管状況を調査し，適切な助言・指導を与えるものとする。

2　文書等の移換えは，前項に規定する引継ぎ完了後直ちに行うものとする。

3　前項の規定にかかわらず，年度にかかわりなく常時使用する文書等及び一定の期間継続する事業等に係る文書等で，単年度に区分することが不適当な文書等については，移換えを行わず現年度扱いとするものとする。

4　前項に規定する移換えを行わない文書等は，それを収納する個別フォルダーの所定の箇所に「移換禁」の表示をするものとする。

2　総務課長は，前項に規定する整理番号を前条第1項第3号に規定するファイル基準表に記載し，各課の文書主任に回付するものとする。

2　文書等の保存年限は，別表に規定する保存年限の区分に基づき，主務課長が定めるものとする。

2　第39条第3項に規定する文書等の保存年限は，移し換えをした日の属する年度の初日から起算する。

2　職員は，保存文書の貸出し又は閲覧を受けるときは，別記様式第11号の保存文書貸出閲覧簿に所要事項を記入しなければならない。

3　貸出期間は，原則として3日以内とする。

2　課長は，前年度文書のうち保存を要しない文書等については，廃棄の適否を決定し，廃棄しなければならない。

2　総務課長は，前項の規定に基づき廃棄を行った場合は，第39条第1項第3号に規定するファイル基準表の電磁的記録に廃棄年月日を記録するものとする。

3　主務課長は，保存年限を経過した文書等について，なお保存する必要があると認められるものについては，さらに年限を定めて保存することができる。

4　第41条第1項ただし書の規定により，保存年限を定めた文書等については，当該法令等に定める保存年限の経過後前3項の手続を経て，廃棄することができる。

5　主務課長は，永年保存文書については，文書等の完結より起算して10年及びその後5年ごとに保存の適否を決定するものとする。ただし，保存期間が10年以上経過した場合で，法令等の制定改廃又は事務処理方針の変更その他の理由により，改めて保存の適否を決定する必要があると認められるときは，この限りでない。

1　この訓令は，昭和38年5月15日から施行する。

2　行政組織規則第5条に定める出先機関における文書等の取扱いについては，別に規程が制定されるまでの間，この規程の必要な規定を準用する。

1　この訓令は，昭和40年4月1日から施行する。

2　この規程の施行前に既に印刷している起案用紙については，この規程の施行後においても使用することができるものとする。

3　この規程の施行の際，既に庶務課において起案し，又は起案に着手している規則案及び規程案については，なお，従前の例による。

この訓令は，昭和42年2月1日から施行する。

この訓令は，昭和42年8月1日から施行する。

この訓令は，昭和44年4月1日から施行する。

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

2　この訓令の施行前に既に印刷している起案用紙については，この訓令の施行後においても使用することができるものとする。

この規程は，昭和45年12月23日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，昭和49年1月1日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，昭和50年1月1日から施行する。

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第5号及び同様式第9号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第5号及び同様式第9号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

(施行期日)

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

この規程は，訓令の日から施行する。

この訓令は，昭和54年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第2号の2及び同様式第3号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第2号の2及び同様式第3号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，昭和59年4月1日から施行する。

この訓令は，昭和60年7月1日から施行する。

この訓令は，昭和61年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，昭和62年2月1日から施行する。

(徳島市文書簿冊編さん保存規程の廃止)

2　徳島市文書簿冊編さん保存規程(昭和26年徳島市訓令第2号)は，廃止する。

(経過措置)

3　この訓令による改正後の徳島市文書取扱規程(以下「改正後の訓令」という。)第41条，第46条第4項及び第5項並びに別表の規定は，この訓令の施行の日以後に作成等した文書について適用する。

(起案用紙の調整)

4　改正後の訓令別記様式第1号，同様式第2号，同様式第3号，同様式第4号及び同様式第5号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第2号，同様式第3号，同様式第4号及び同様式第5号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，昭和63年7月1日から施行する。

この訓令は，平成元年4月1日から施行する。

この訓令は，平成2年4月1日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，平成6年1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成6年4月1日から施行する。

(所要の調整)

2　第1条の規定による改正後の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第1号の2，同様式第3号，同様式第4号，同様式第5号及び同様式第10号に相当する第1条の規定による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，同様式第1号の2，同様式第3号，同様式第4号，同様式第5号及び同様式第10号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，平成7年1月1日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，平成13年11月13日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

この訓令は，平成23年4月1日から施行する。

この訓令は，訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成26年4月1日から施行する。

(所要の調整)

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第6号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第6号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，平成27年4月1日から施行する。

この訓令は，平成28年4月1日から施行する。

この訓令は，平成29年4月1日から施行する。

この訓令は，平成30年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成31年1月1日から施行する。

(所要の調整)

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号，別記様式第1号の2，別記様式第2号から別記様式第4号まで，別記様式第9号及び別記様式第12号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号，別記様式第1号の2，別記様式第2号から別記様式第4号まで，別記様式第9号及び別記様式第12号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は，令和3年4月1日から施行する。

この訓令は，令和4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，令和5年4月1日から施行する。

(所要の調整)

2　この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号及び別記様式第1号の3から別記様式第3号までに相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号及び別記様式第1号の3から別記様式第3号までによる用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。