○文書取扱規程

昭和38年5月15日

訓令第9号

目次

第1章 総則(第1条―第3条の3)

第2章 文書等に関する事務の管理(第4条―第6条の3)

第3章 文書等及び物件の収受及び配付(第7条―第10条)

第4章 文書等の立案及び回議(第11条―第24条の2)

第5章 文書等の執行(第25条―第28条)

第6章 執務時間外の文書等及び物件の取扱い(第29条・第30条)

第7章 文書等の保管(第31条―第38条)

第8章 文書等の保存(第39条―第44条)

第9章 文書等の廃棄(第45条―第47条)

第10章 補則(第48条・第49条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,文書等の取扱基準を定めることにより,事務の迅速かつ確実な処理を図ることを目的とする。

(一部改正〔昭和40年訓令9号・57年4号・平成16年4号〕)

(適用範囲)

第2条 本庁(行政組織規則(昭和38年徳島市規則第21号)第3条に定める本庁機関をいう。)における文書等の取扱いについては,別に定めがあるものを除くほか,この規程の定めるところによる。

(一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は,すべて文書等によって行わなければならない。ただし,条例案の起案,規則及び規程の制定改廃並びに行政処分以外の事務処理で,特に緊急を要する場合は,この限りでない。

2 前項ただし書の規定により文書等によらずに事務処理をしたときは,事後において,遅滞なくこの規程の定めるところにより処理しておかなければならない。

(一部改正〔昭和40年訓令9号・61年6号・平成16年4号〕)

(定義)

第3条の2 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画,写真(マイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし,官報,白書,新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって,次のいずれにも該当するものをいう。

 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システム(以下「電子文書交換システム」という。)により,交換される文書をいう。

(4) 文書交換証明書 電子文書交換システムにおいて,電子文書の送受信に使用するものをいう。

(5) 職責証明書 電子文書交換システムにおいて,職責を電子的に証明したもので,文書に押印する公印の代わりに使用するものをいう。

(追加〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成19年訓令4号〕)

(処理年度)

第3条の3 文書等の処理に関する年度は,原則として4月1日から翌年3月31日までとする。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

第2章 文書等に関する事務の管理

(一部改正〔平成26年訓令1号〕)

(総務課長の任務)

第4条 総務課長は,総務部長の指揮監督の下にこの規程の定めるところにより,それぞれの分掌する文書等に関する事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(一部改正〔昭和40年訓令9号・42年4号・48年3号・51年4号・55年2号・60年5号・平成2年5号・26年1号〕)

(課長の任務)

第5条 課長(行政組織規則第16条に規定する課長,同規則第16条の2に規定する所長及び同規則第16条の5に規定する室長をいう。以下同じ。)は,所属職員をして文書等の作成及び文書等の取扱いに習熟させ,文書等に関する事務が誤りなく,かつ,速やかに処理されるよう留意し,事務処理の促進に努めなければならない。

(一部改正〔昭和44年訓令4号・45年8号・11号・48年10号・49年1号・51年4号・53年7号・54年3号・55年2号・57年4号・59年1号・60年5号・61年4号・63年5号・平成元年3号・2年5号・3年2号・9年3号・13年4号・16年4号・26年1号〕)

(文書主任の設置)

第6条 文書等に関する事務を適正かつ円滑に行うため,課(保健センター,市民生活課さわやか窓口相談室,市民環境政策課環境施設整備室及びまちづくり推進課再開発推進室を含む。以下同じ。)に文書主任を置く。

2 文書主任は,課の課長補佐(所長補佐及び室長補佐を含む。以下同じ。)をもって充てる。この場合において,課長補佐を2人以上置く課にあっては,課長の指定する課長補佐を,課長補佐を置かない課にあっては,庶務担当の係長をもって充てる。

(全部改正〔昭和44年訓令4号〕,一部改正〔昭和49年訓令1号・51年4号・53年7号・54年3号・55年2号・57年4号・59年1号・60年5号・61年4号・63年5号・平成元年3号・2年5号・3年2号・5年1号・7年2号・9年3号・11年2号・12年2号・13年4号・14年4号・16年4号・18年4号・19年4号・20年6号・23年1号・25年1号・26年1号・27年1号〕)

(文書主任の届出)

第6条の2 課長は,前条第2項後段の規定により,文書主任を指定したときは,遅滞なくその旨を総務課長に届け出なければならない。これを変更したときも,また同様とする。

(全部改正〔昭和44年訓令4号〕,一部改正〔昭和48年訓令3号・51年4号・55年2号・60年5号・平成2年5号〕)

(文書主任の任務)

第6条の3 文書主任は,総務課長の指導を受けるとともに,課長の命を受け,所属する課における次の各号に掲げる事務を監理しなければならない。

(1) 総務課から交付を受けた文書等及び物件の収受及び配付に関すること。

(2) 文書等及び物件の発送に関すること。

(3) 文書等の処理,審査及び執行に関すること。

(4) 文書等の整理,保管,引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) ファイリングシステムの指導及び改善に関すること。

(6) 文書等の公開,部分公開,非公開等に関すること。

(7) その他文書等の取扱いに関して必要なこと。

(全部改正〔昭和44年訓令4号〕,一部改正〔昭和48年訓令3号・51年4号・55年2号・60年5号・61年6号・平成2年5号・16年4号〕)

第3章 文書等及び物件の収受及び配付

(一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(文書等及び物件の収受)

第7条 市役所に到着した文書等(職員が職務上作成し,又は取得した電磁的記録を除く。以下この条第8条から第10条まで,第4章第27条第6章から第10章まで及び附則第3項において同じ。)及び物件は,第29条第1項に規定する場合を除き,総務課において収受する。

2 文書等は,その配布先又は内容物を確認する必要がある場合には,総務課において開封するものとする。

3 文書等は,次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書等の余白に別図第1号の収受印(以下「収受印」という。)を押印し,別記様式第6号の文書収受カード(以下「文書収受カード」という。)に必要事項を登録する。ただし,収受の登録を要しないと認められる文書等については,別図第2号の受付印(以下「受付印」という。)のみ押印するものとする。

(2) 親展文書,電報又は書留扱いの郵便物,引受け及び配達を記録する郵便物若しくはこれらに準ずる特殊な取扱いをする郵便物等は,封筒の表面上欄に受付印を押印し,別記様式第7号の特殊文書交付簿(以下「特殊文書交付簿」という。)に登録する。

(3) 通貨,金券又は有価証券は,別記様式第8号の金券交付簿(以下「金券交付簿」という。)に登録する。

(4) 審査請求書,行政処分書その他収受の日時が権利の得喪等に関する文書等は,第1号に定める手続のほか,収受の時刻を明記しておかなければならない。

4 物件は,その余白に受付印を押印し,必要がある場合は,特殊文書交付簿に登録する。

5 文書収受カードは,2部作成し,1部(厚片)は,収受した文書等に添付し,他の1部(薄片)は,総務課において収受番号順に整理する。

6 前各項に定めるもののほか,直接主務課へ送付され,又は持参された文書等及び物件のうち,あらかじめ総務課長と協議のうえ,承認を得たものについては,主務課において収受の手続を行うことができる。

(全部改正〔昭和42年訓令3号〕,一部改正〔昭和42年訓令4号・44年4号・48年3号・51年4号・55年2号・60年5号・61年6号・平成2年5号・5年3号・16年4号・20年4号・26年1号・28年2号〕)

(総合行政ネットワーク文書の受信及び収受)

第7条の2 総合行政ネットワーク文書の受信は,総務課又は当該総合行政ネットワーク文書の担当課(文書交換証明書を保有する課に限る。)が行うものとする。

2 前項において受信した総合行政ネットワーク文書は,次の各号により処理しなければならない。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し,当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して,形式上の誤りがない場合は受領通知を,形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該総合行政ネットワーク文書については,速やかに用紙に出力する。

3 前項第3号の規定により出力された用紙は到達文書とみなし,総務課において,その余白に別図第3号の総合行政ネットワーク文書印を押印するとともに,収受印を押印し,文書収受カードに必要事項を登録する。

(追加〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成19年訓令4号・26年1号〕)

(電磁的記録の受信及び収受)

第7条の3 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)については,電気通信回線を利用して各課で受信することができる。

2 受信した電磁的記録について,収受の必要があるものについては,速やかに用紙に出力するものとする。

3 前項の規定により出力された用紙は到達文書とみなし,あらかじめ総務課長と協議の上,各課で収受の手続を承認されたものを除き,総務課において,その余白に収受印を押印し,文書収受カードに必要事項を登録する。

(追加〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

(文書等及び物件の交付等)

第8条 第7条又は第7条の2の規定により処理された文書等及び物件は,次の各号により取り扱うものとする。

(1) 総務課は,収受した文書等及び物件を主務課の文書主任又は名宛人にそれぞれ交付し,特殊文書交付簿又は金券交付簿に登録された文書等及び物件については受領印を徴するものとする。ただし,緊急を要すると認められる場合又は文書主任若しくは名宛人が不在の場合は,その他の責任者の受領印を徴して,交付することができる。

(2) 文書主任は,総務課から交付を受けた文書等及び物件で,その主管に属しないと認めるものについては,直ちに総務課に返付しなければならない。

(3) 総務課は,親展文書又は電報で市長又は副市長宛てのものについては,秘書課の職員に交付して受領印を徴する。

(4) 秘書課長は,前号の親展文書又は電報を受理したときは,市長又は副市長の閲覧に供し,その処理について指示を受けるものとする。

2 前項第1号の場合において,文書等及び物件が他の課に関係があると認められるときは,最も関係の深いと認められる課に交付する。この場合において,交付する課が定め難いときは,総務部長が決定するものとする。

(全部改正〔昭和42年訓令3号〕,一部改正〔昭和42年訓令4号・44年4号・48年3号・51年4号・55年2号・57年4号・60年5号・61年6号・平成2年5号・5年3号・16年4号・19年4号・26年1号〕)

(送料不足等の文書等及び物件の受理)

第9条 郵便料金等の未払又は不足の文書等又は物件は,官公署又は学校から発送したものその他必要があると認めるものに限り,その料金を支払い,これを受け付けることができる。

(一部改正〔平成16年訓令4号・20年4号・26年1号〕)

(閲覧済文書等の取扱い)

第10条 市長又は副市長の閲覧済の親展文書又は総務課において収受の手続を経ていない文書等を下付され又は受領した者は,これを総務課に回付し,第7条の手続を受けなければならない。

(一部改正〔昭和42年訓令4号・48年3号・51年4号・55年2号・60年5号・平成2年5号・16年4号・19年4号・26年1号〕)

第4章 文書等の立案及び回議

(一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(処理方針等)

第11条 文書主任は,第7条の3第2項の規定により電磁的記録を出力したとき又は第8条の規定により文書等の交付を受けたときは,窓口限りで処理できる文書等,成規定例の文書等その他の簡易な文書等を除き,直ちに課長の閲覧に供しなければならない。この場合において,当該文書等に文書収受カードが添付されているときは,文書主任は,文書収受カードを整理保管し,常に文書等の処理状況を把握し,未処理の文書等があるときは,その処理の促進に努めなければならない。

2 課長は,前項前段の規定により文書等を閲覧したときは,速やかに主務係長に回付し,処理させなければならない。

3 前項の規定により文書等を受理した主務係長は,自ら処理するものを除き,直ちに主務者に回付し,処理させなければならない。

4 主務者は,回付を受けた文書等を確認し,遅滞なく処理しなければならない。

5 受理した文書等のうちで重要又は異例に属すると認められるものについては,その内容に応じて市長,副市長又は部長(企画政策局長及び危機管理監を含む。以下同じ。)の指揮を受けてこれを処理しなければならない。

6 受理した文書等のうちで,他の部(企画政策局及び危機管理監を含む。以下同じ。)又は課との総合処理又は調査研究を必要とするものについては,処理の前に関係部課に回覧しなければならない。

7 受理した文書等のうちで上司の閲覧に供する必要のあるものについては,別記様式第3号の供覧書の所定の欄に必要事項を記入して供覧するものとする。ただし,課内のみ供覧するものその他軽易なものについては,この限りでない。

(一部改正〔昭和40年訓令9号・42年3号・44年4号・63年7号・平成2年5号・5年3号・6年1号・16年4号・18年4号・19年4号・21年2号・26年1号〕)

(起案)

第12条 課長は,その事務について,必要と認めるものは,あらかじめ主務者に処理方針を指示して,別に定める文書作成基準に従い起案させなければならない。

2 課長は,その事務について,条例案を起案しようとするとき又は規則若しくは規程を制定改廃しようとするときは,あらかじめ主務部長の指示を受けて,自ら起案し,又はその属する職員に起案させなければならない。

3 起案者は,起案に当たっては,その内容に応じて,別記様式第1号から別記様式第5号までに掲げる様式を用いなければならない。ただし,定例により取り扱う文書は,一定の帳票等で処理し,軽易な文書は,処理案を当該文書の余白に記載し,又は付箋を用いて処理することができる。

4 課長は,事務の処理について,当該事務が同一部内の他の課又は他の部の課と共同の処理又は調査研究の必要があると認めるときは,起案の前に関係課長に協議するものとし,協議の結果,意見が調わないときは,同一部内にあっては,主務部長が,他の部の課に関係するときは,関係部長が協議してその主管又は処理方針を決定するものとする。

(全部改正〔昭和40年訓令9号〕,一部改正〔昭和61年訓令6号・平成16年4号・20年4号・26年1号〕)

(根拠法令等の添付)

第13条 起案に当たっては,その起案の根拠となる法令,条例及び規則等(以下「法令等」という。)の関係部分を抜粋してこれを記載し,又は添付しなければならない。交付を受けた文書等によって処理する場合の起案については,その交付を受けた文書等を添付しなければならない。

2 同一又は関連する事案について,重ねて決裁又は専決(以下「決裁」という。)を必要とする事案の起案に当たっては,その事案に係る処理の経緯を明らかにするに足る関係決裁済文書等を添付しなければならない。ただし,その概要を記載して上司がその経緯を判断できるものについては,この限りでない。

(一部改正〔昭和40年訓令9号・61年6号・平成16年4号・20年4号・26年1号〕)

(決裁)

第14条 起案書は,別に定めがあるものを除くほか,事務決裁規程(昭和38年徳島市訓令第10号)の定めるところにより,決裁を受けなければならない。

2 特に緊急を要する事務の処理又は特に命を受けた事務の処理については,前項の手続の一部について省略することができる。この場合においては,事後において前項の手続をしておかなければならない。

(一部改正〔昭和40年訓令9号〕)

(決裁権者等の表示)

第14条の2 起案者は,起案用紙(別記様式第1号別記様式第1号の3から別記様式第3号まで及び別記様式第5号に掲げる様式をいう。以下この条において同じ。)に当該事務の内容に応じて決裁権者(専決権者を含む。以下同じ。)又は最終閲覧者を表示しておかなければならない。

2 前項の表示は,起案用紙の回付を要しない職の欄に斜線を引いて行うものとする。この場合において,当該起案用紙が決裁権者の欄に職名が記載されている起案用紙であるときは当該記載された職名に丸印を,当該起案用紙が決裁権者の欄に職名が記載されていない起案用紙であるときは当該決裁権者の欄に職名をそれぞれ併せて記入するものとする。

3 起案者は,起案用紙に当該事務の内容に応じて認承すべき者又は閲覧すべき者(最終閲覧者を除く。)を表示しておかなければならない。

4 前項の表示は,起案用紙の所定の欄に認承又は閲覧をすべき者が属する部課等名を記入し,及び回付を要しない職の欄に斜線を引いて行うものとする。

(全部改正〔平成26年訓令1号〕)

(取扱上の注意区分等の記載)

第15条 別記様式第1号及び別記様式第1号の3から別記様式第1号の5までに掲げる様式を用いた起案書については,執行上又は取扱上注意すべき事項の区分に応じて「至急」,「秘密」,「配達証明」等と起案書の上部左枠外に記載しなければならない。

2 秘密を要する文書等には,別に上被をして責任者相互間において授受の手続をしなければならない。

(一部改正〔昭和40年訓令9号・61年6号・平成6年1号・16年4号・20年4号・26年1号〕)

第16条 削除

(昭和61年訓令6号)

(合議を受けた文書の処理)

第17条 合議を受けた回議文書は,速やかに調査閲了し,適当と認めるときは認承印を押印し,順次回付しなければならない。調査について時日を要するときは,主務係長又は起案者にその旨を通知しておかなければならない。

(一部改正〔平成6年訓令1号・26年1号〕)

(異議ある回議文書の処理)

第18条 合議を受けた回議文書に異議があるときは,起案者,主務係長又は主務課長と直接協議し,なお意見が一致しないときは,部にあっては主務部長が,部相互間にあっては副市長がこれを決するものとする。

(一部改正〔平成16年訓令4号・19年4号・26年1号〕)

(合議後の変更手続等)

第19条 合議を経た案を改めようとするとき又は決裁の趣旨が当初の起案書の趣旨と異なるときは,起案者は合議をした部課に回付し,廃案するときは,合議者の認承印の削除を求めなければならない。

(一部改正〔平成26年訓令1号〕)

(要再回の措置)

第20条 合議を受けた課で,その案件の結果を知る必要があるときは,起案書にその旨を朱書しておかなければならない。

(一般文書の審査)

第21条 外部に発送する起案書で特に重要又は異例に属すると認められるものについては,次条に規定するもののほかすべて総務課に提出して,総務課長の審査を受けなければならない。

2 総務課においては,審査の結果必要と認めるときは,起案の趣旨を損ねない範囲内において,別に定める基準により当該起案書に修正又は訂正を加えなければならない。

(一部改正〔昭和40年訓令9号・42年4号・48年3号・51年4号・55年2号・60年5号・61年6号・平成2年5号〕)

(法規文書等の審査)

第22条 次の各号に掲げるものの起案書については,総務課に合議し,総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例案に関するもの

(2) 規則及び規程の制定改廃に関するもの

(3) 行政処分に関するもの(人事に関するもの,公文書の公開に関するもの並びに個人情報の開示,訂正及び削除に関するものを除く。)であって重要又は異例に属すると認められるもの

(4) 契約その他の権利の得喪又は変更に関するものであって,その内容が複雑であり,重要かつ異例であると認められるもの(成規定例のものを除く。)

(5) 法令上疑義にわたるもの又は市例規の解釈の決定に関するもの

(6) 公示に関するもの

(7) その他重要異例に属するもの

(全部改正〔昭和40年訓令9号〕,一部改正〔昭和42年訓令4号・48年3号・51年4号・54年6号・55年2号・60年5号・61年6号・平成2年5号・9年3号・16年4号〕)

(市長及び副市長への起案書等の提出)

第23条 起案書及び回覧書で,市長又は副市長の決裁又は閲覧を受けるものは,部長の認承又は閲覧の後,秘書課長に提出しなければならない。ただし,主務課長その他の者が自ら決裁又は閲覧を請い説明を要するものについては,この限りでない。

(一部改正〔昭和40年訓令9号・55年2号・57年4号・60年5号・平成2年5号・19年4号・26年1号〕)

(決裁日付)

第24条 決裁を受けた文書は,これを文書主任に提出して決裁日付の記載を受けなければならない。

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕)

(契印)

第24条の2 発送する文書には,必要に応じ,総務課において,別図第4号の契印を用いて起案書と契印しなければならない。

(全部改正〔平成26年訓令1号〕)

第5章 文書等の執行

(一部改正〔平成16年訓令4号・26年1号〕)

(文書の浄書)

第25条 決裁を受けた文書のうち施行を要するものについては,原則として各課において適切な方法により浄書を行わなければならない。

2 浄書した文書は,必ず原議と照合し,誤字,脱字がないか,用字,用語及び文体等が適切かどうかを確認しなければならない。

(全部改正〔平成16年訓令4号〕)

(文書等発送簿への登録等)

第25条の2 発送し,又は送信する文書等は,これを主務課の文書主任に提出して別記様式第12号の文書等発送簿への登録を受けるとともに,文書記号,文書番号及び発送日付を記入しなければならない。ただし,次に掲げる文書等については,文書記号及び文書番号の記入を省略することができる。

(1) 市の機関内で処理する文書等

(2) 第27条の3に規定する電気通信回線を利用して送信できる電磁的記録のうち,軽易なもの

(3) 儀礼文書,契約書その他文書記号及び文書番号を付けることが適当でないと認められる文書等

(追加〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

(公印の押印)

第26条 発送する文書には,公印規則(昭和38年徳島市規則第23号)に定める公印を押さなければならない。ただし,権利,義務の発生しない文書で,次に掲げるものについては,公印の押印を省略することができる。

(1) 市の機関内で処理するもの

(2) 刊行物,資料等の送付文書

(3) 案内状,礼状等の書簡文書

(4) その他主務課長が軽易と認めるもの

2 公印の押印については,前条に規定する登録及び記入を完了した後,公印の保管責任者に原議を添えて提出し,別図第5号の公印承認印の押印を受けた後,公印を押印する。

(全部改正〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

(総合行政ネットワーク文書の電子署名)

第26条の2 電子文書交換システムにより総合行政ネットワーク文書を送信する場合にあっては,当該総合行政ネットワーク文書に電子署名を付与するものとする。

2 電子署名の付与については,第25条の2に規定する登録及び記入を完了した後,必要とする職責証明書を保有する課の課長に原議を添えて提出し,電子署名の付与を請求するものとする。

3 職責証明書を保有する課の課長は,前項の請求を受けたときは,電子署名を付与すべき内容について,当該総合行政ネットワーク文書に係る原議と照合し,相違ないことを確認したときは,別図第6号の電子署名承認印を押印し,電子署名を付与するものとする。

(追加〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成19年訓令4号・26年1号〕)

(文書等及び物件の発送)

第27条 文書等及び物件の発送は,各課から直接発送するものを除き,総務課が行うものとする。

2 発送に当たっては,各課において郵便その他の発送方法を選択し,それぞれの条件に合った封入封かん又は荷造りを行い,宛先,発送者名及び日付等を明確に記入し,取りまとめて総務課へ発送を依頼するものとする。

3 郵便で発送する場合において,書留,速達等の特殊な取扱いを要するものについては,郵便物の表面にその種別を明示し,他の郵便物等と区別した上で,総務課へ発送を依頼しなければならない。

4 総務課は,発送依頼のあった文書等及び物件を審査し,料金後納郵便等の適切な支払方法により発送を行うものとする。

(全部改正〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成20年訓令4号・26年1号〕)

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第27条の2 総合行政ネットワーク文書の送信は,電子文書交換システムに必要事項を入力し,原議と照合した上で,総務課又は当該総合行政ネットワーク文書の担当課(文書交換証明書を保有する課に限る。)が行うものとする。

(追加〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成19年訓令4号・26年1号〕)

(電磁的記録の送信)

第27条の3 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)は,電気通信回線を利用して各課で送信することができる。

2 前項の規定により送信することができる電磁的記録は,第26条第1項各号に規定する公印の押印を省略できるもののうち,次の各号のいずれにも該当するものとする。

(1) 機密の取扱いを要しないもの

(2) 個人情報が含まれていないもの

(追加〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

(執行日の記入)

第28条 文書等の発送又は送信を終わったときは,執行者は,原議に執行の年月日を記入しなければならない。

(一部改正〔昭和42年訓令4号・48年3号・51年4号・55年2号・60年5号・61年6号・平成2年5号・16年4号〕)

第6章 執務時間外の文書等及び物件の取扱い

(一部改正〔平成16年訓令4号・26年1号〕)

(文書等及び物件の収受並びに処理)

第29条 執務時間外に到達した文書等及び物件は,当直業務に従事する者において収受し,当該文書等又は物件の種別に応じて別記様式第9号の当直用文書受付簿に登録し,その種別ごとに結束しなければならない。

2 審査請求書,郵便による契約の入札書その他収受の日時が権利の得喪若しくは変更又はその行為の効力に影響を与えるものは,その封書又は文書等の余白に収受の日時を記載しておかなければならない。

3 緊急の処理が必要と認められる文書等又は物件については,総務課長又は主務課長の指示を受けて処理しなければならない。

(一部改正〔昭和40年訓令9号・42年3号・4号・48年3号・51年4号・55年2号・60年5号・61年6号・平成2年5号・16年4号・20年4号・26年1号・28年2号〕)

(文書等及び物件の引継ぎ)

第30条 当直業務に従事する者が受領した文書等及び物件は,当該当直業務終了後総務課又は次の当直業務に従事する者に引き継がなければならない。

(一部改正〔昭和42年訓令4号・48年3号・51年4号・55年2号・60年5号・61年6号・平成2年5号・16年4号〕)

第7章 文書等の保管

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(文書等保管の原則)

第31条 文書等は,必要に応じ,誰でもすぐに取り出せるよう系統的に整理しなければならない。

2 文書等の整理は,ファイリングシステムによって行うものとする。

3 課における文書等の保管は,原則として現年度文書及び前年度文書とする。

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(ファイル担当者)

第32条 各課にファイル担当者1人を置く。ただし,課の実態により複数のファイル担当者を置くことができる。

2 ファイル担当者は,各課の事務に精通している者の中から課長が毎年4月1日に指名し,直ちに総務課長に報告するものとする。ファイル担当者を変更した場合も直ちに総務課長に報告するものとする。

3 ファイル担当者は,ファイリングシステムの維持管理について文書主任を補助する。

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成2年訓令5号〕)

(保管用具)

第33条 文書等の保管用具は,原則として横型3段式ファイリングキャビネット(以下「ファイリングキャビネット」という。)を使用するものとする。

2 前項の規定によることが不適当な文書等については,他規格のキャビネット,保管庫及び書棚等それぞれに適した保管用具を使用することができる。

3 ファイリングキャビネットは,原則として各課ごとに一定箇所に集中配列し,左から号数,上から段数をもって順次数えるものとする。

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(使用する用品)

第34条 使用する用品は,次の各号に定めるところによるものとする。

(1) 個別フォルダー 一つのまとまった文書等ごとに,これを1件としてファイリングキャビネットに収納するために用いるもの

(2) 雑フォルダー 一つの個別フォルダーに分類するほどの量のない文書等又は年度途中で発生したため,個別フォルダーが作成されていない文書等を一時的に収納するために用いるもの

(3) 懸案フォルダー 当日中に処理が済まないため翌日再び使用する文書等を一時的に収納するために用いるもの

(4) 第1ガイド・第2ガイド 文書等の分類の構成と配列の状態を示すとともに,個別フォルダーを検索しやすくするために用いるもの

(5) 貸出ガイド ファイリングキャビネットの中の文書等を一時的に持ち出したり,貸し出した際当該文書等の所在を明らかにするために用いるもの

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(文書等の整理及び保管)

第35条 完結文書は,個別フォルダーに収納して,ファイリングキャビネットの一定の位置に保管し,原則としてつづり込みをしないものとする。ただし,ファイリングキャビネット以外の保管用具に保管する文書等については,それに適した用品に適宜編さん等し,保管するものとする。

2 現年度文書及び前年度文書のファイリングキャビネットの引き出しの使用区分は,原則として現年度文書については上2段,前年度文書については下1段とし,引き出しラベルは,現年度分は白,前年度分は青をもって色別表示するものとする。

3 文書等は,執務中を除いては,自己の手元においてはならない。

4 当日中に処理の済まない文書等は,担当者ごとに懸案フォルダーに収納し,常に文書等の所在を明らかにしておかなければならない。

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(保管文書の貸出し)

第36条 保管文書の貸出しを受けようとする職員は,主務課の文書主任にその旨を申し出なければならない。

2 前項の申出を受けた文書主任は,事務に支障がないと認めるときは,貸出ガイドに所要事項を記載し,当該文書等を貸し出すものとする。

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

(ファイル基準表の作成)

第37条 文書主任は,文書等を系統的に整理保管するため,別記様式第10号のファイル基準表(以下「ファイル基準表」という。)を作成しなければならない。

2 文書主任は,ファイリングキャビネットに収納することが不適当と認められる文書等についてもファイル基準表に記載し,保管場所等を明記するものとする。

3 文書主任は,毎年3月1日までに確定したファイル基準表を2部作成し,1部を保管し,1部を総務課長に提出するものとする。

4 文書主任は,ファイル基準表の提出後記載事項に変更があったときは,その旨総務課長に報告するものとする。

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成2年訓令5号・16年4号・26年1号〕)

(保管文書の調査点検)

第38条 文書主任は,常に保管文書の点検整理を行わなければならない。

2 総務課長は,文書整理の維持向上を図るため,必要に応じて各課の文書等の保管状況を調査し,適切な助言・指導を与えるものとする。

(全部改正〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成2年訓令5号・16年4号〕)

第8章 文書等の保存

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(文書等の引継ぎ及び移換え)

第39条 課長は,保管期間経過後,引き続き保存を要する文書等について,次の各号に定めるところにより総務課長が管理する書庫で保存するため,これを総務課長に引き継がなければならない。

(1) 個別フォルダーごと保存年限別に区分し,ファイル基準表の配列順に文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するとともに,ファイル基準表に保存箱引継番号を記載する。

(2) 保存箱には,保存年限,年度,課名及び保存箱引継番号を記載する。

(3) 保存箱引継番号が記載されたファイル基準表を2部作成し,保存箱とともに総務課長に提出する。

2 文書等の移換えは,前項に規定する引継ぎ完了後直ちに行うものとする。

3 前項の規定にかかわらず,年度にかかわりなく常時使用する文書等及び一定の期間継続する事業等に係る文書等で,単年度に区分することが不適当な文書等については,移換えを行わず現年度扱いとするものとする。

4 前項に規定する移換えを行わない文書等は,それを収納する個別フォルダーの所定の箇所に「移換禁」の表示をするものとする。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成2年訓令5号・16年4号〕)

(文書等の保存方法)

第40条 総務課長は,前条第1項の規定により引継ぎを受けた保存文書を保存年限ラベルごとに整理し,保存箱に整理番号を付し書庫へ収納するものとする。

2 総務課長は,前項に規定する整理番号を前条第1項第3号に規定するファイル基準表に記載し,1部を各課の文書主任に回付するものとする。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成2年訓令5号・16年4号・26年1号〕)

(保存年限)

第41条 文書等の保存年限は,永年,10年,5年,3年及び1年とし,各保存年限の区分の基準は,別表のとおりとする。ただし,法令に基づいて保存年限の定めのある文書等で,これらの区分に属さないものは,当該保存年限の直近上位の保存年限に区分するものとする。

2 文書等の保存年限は,別表に規定する保存年限の区分に基づき,主務課長が定めるものとする。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(保存年限の起算)

第42条 保存年限の起算は,文書等の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし,暦年ごとに区分して整理する文書等については,文書等の完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。

2 第39条第3項に規定する文書等の保存年限は,移し換えをした日の属する年度の初日から起算する。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(保存年限ラベル)

第43条 文書等の保存区分を明確にするため,個別フォルダーごとの保存年限を表示する保存年限ラベルを次に定める色別により,個別フォルダーの所定の箇所に貼るものとする。

(1) 永年保存 赤色

(2) 10年保存 青色

(3) 5年保存 黄色

(4) 3年保存 緑色

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号・26年1号〕)

(保存文書の貸出し及び閲覧)

第44条 保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする職員は,当該文書等の管理主管課の文書主任の承認を経て,総務課長に申し出なければならない。

2 職員は,保存文書の貸出し又は閲覧を受けるときは,別記様式第11号の保存文書貸出閲覧簿に所要事項を記入しなければならない。

3 貸出し期間は,原則として3日以内とする。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成2年訓令5号・26年1号〕)

第9章 文書等の廃棄

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(課における廃棄)

第45条 課長は,保管を要しない文書等については,随時廃棄するものとする。

2 課長は,前年度文書のうち保存を要しない文書等については,廃棄の適否を決定し,廃棄しなければならない。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(保存文書の廃棄)

第46条 総務課長は,保存年限を経過した文書等については,主務課長の依頼に基づき,これを廃棄するものとする。

2 総務課長は,前項の規定に基づき廃棄を行った場合は,第39条第1項第3号に規定するファイル基準表に廃棄年月日を記載するものとする。

3 主務課長は,保存年限を経過した文書等について,なお保存する必要があると認められるものについては,さらに年限を定めて保存することができる。

4 第41条第1項ただし書の規定により,保存年限を定めた文書等については,当該法令に定める保存年限の経過後前3項の手続を経て,廃棄することができる。

5 主務課長は,永年保存文書については,文書等の完結より起算して10年及びその後5年ごとに保存の適否を決定するものとする。ただし,保存期間が10年以上経過した場合で,法令の制定改廃又は事務処理方針の変更その他の理由により,改めて保存の適否を決定する必要があると認められるときは,この限りでない。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成2年訓令5号・16年4号・20年4号・26年1号〕)

(文書等の廃棄の方法)

第47条 文書等を廃棄する場合は,他に利用されることのないよう焼却,裁断又は消去等適切な処理を行うものとする。ただし,廃棄する文書等のうち,市史編さんのために必要と認められるものについては,この限りでない。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

第10章 補則

(追加〔昭和61年訓令6号〕)

(準用)

第48条 市長の事務部局以外の文書等で,市長の保管権限に属するものの保存については,この規程を準用する。

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成16年訓令4号〕)

(委任)

第49条 この規程に定めるもののほか,必要な事項は,別に定める。

(追加〔昭和61年訓令6号〕)

附 則

1 この訓令は,昭和38年5月15日から施行する。

2 行政組織規則第5条に定める出先機関における文書等の取扱いについては,別に規程が制定されるまでの間,この規程の必要な規定を準用する。

(一部改正〔平成26年訓令1号〕)

3 第39条第1項及び第46条第1項の規定にかかわらず,保健センターにおける保存を要する文書等の保存及び保存文書の廃棄は,保健センター所長が行う。この場合において,第44条第1項中「総務課長」とあるのは,「 保健センター所長」とする。

(全部改正〔平成26年訓令1号〕)

4 課における分掌事務に変更があつた課の課長は,当該事務が移行した課の課長にすみやかに事務の引き継ぎをしなければならない。

(一部改正〔平成26年訓令1号〕)

附 則(昭和40年4月1日訓令第9号)

1 この訓令は,昭和40年4月1日から施行する。

2 この規程の施行前に既に印刷している起案用紙については,この規程の施行後においても使用することができるものとする。

3 この規程の施行の際,既に庶務課において起案し,又は起案に着手している規則案及び規程案については,なお,従前の例による。

附 則(昭和42年2月1日訓令第3号)

この訓令は,昭和42年2月1日から施行する。

附 則(昭和42年8月1日訓令第4号)

この訓令は,昭和42年8月1日から施行する。

附 則(昭和44年4月1日訓令第4号)

この訓令は,昭和44年4月1日から施行する。

附 則(昭和45年6月23日訓令第8号)

1 この訓令は,訓令の日から施行する。

2 この訓令の施行前に既に印刷している起案用紙については,この訓令の施行後においても使用することができるものとする。

附 則(昭和45年12月23日訓令第11号)

この規程は,昭和45年12月23日から施行する。

附 則(昭和48年5月15日訓令第3号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(昭和48年12月28日訓令第10号)

この訓令は,昭和49年1月1日から施行する。

附 則(昭和49年4月1日訓令第1号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(昭和49年12月26日訓令第8号)

この訓令は,昭和50年1月1日から施行する。

附 則(昭和51年4月1日訓令第4号)

1 この訓令は,訓令の日から施行する。

2 この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号,同様式第2号,同様式第5号及び同様式第9号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号,同様式第2号,同様式第5号及び同様式第9号による用紙は,当分の間,所要の調整をして使用することができるものとする。

附 則(昭和53年6月1日訓令第6号抄)

(施行期日)

1 この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(昭和53年7月1日訓令第7号)

この規程は,訓令の日から施行する。

附 則(昭和54年3月31日訓令第3号)

この訓令は,昭和54年4月1日から施行する。

附 則(昭和54年5月1日訓令第6号抄)

(施行期日)

1 この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(昭和55年4月1日訓令第2号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(昭和57年4月1日訓令第4号)

1 この訓令は,訓令の日から施行する。

2 この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第1号,同様式第2号,同様式第2号の2及び同様式第3号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号,同様式第2号,同様式第2号の2及び同様式第3号による用紙は,当分の間,所要の調整をして使用することができるものとする。

附 則(昭和59年3月30日訓令第1号)

この訓令は,昭和59年4月1日から施行する。

附 則(昭和60年6月29日訓令第5号)

この訓令は,昭和60年7月1日から施行する。

附 則(昭和61年3月31日訓令第4号)

この訓令は,昭和61年4月1日から施行する。

附 則(昭和61年12月25日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は,昭和62年2月1日から施行する。

(徳島市文書簿冊編さん保存規程の廃止)

2 徳島市文書簿冊編さん保存規程(昭和26年徳島市訓令第2号)は,廃止する。

(経過措置)

3 この訓令による改正後の徳島市文書取扱規程(以下「改正後の訓令」という。)第41条,第46条第4項及び第5項並びに別表の規定は,この訓令の施行の日以後に作成等した文書について適用する。

(起案用紙の調整)

4 改正後の訓令別記様式第1号,同様式第2号,同様式第3号,同様式第4号及び同様式第5号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第1号,同様式第2号,同様式第3号,同様式第4号及び同様式第5号による用紙は,当分の間,所要の調整をして使用することができるものとする。

附 則(昭和63年4月1日訓令第5号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(昭和63年6月23日訓令第6号抄)

(施行期日)

1 この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(昭和63年6月30日訓令第7号)

この訓令は,昭和63年7月1日から施行する。

附 則(平成元年3月31日訓令第3号)

この訓令は,平成元年4月1日から施行する。

附 則(平成2年3月31日訓令第5号)

この訓令は,平成2年4月1日から施行する。

附 則(平成3年4月1日訓令第2号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成5年7月1日訓令第1号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成5年12月24日訓令第3号)

この訓令は,平成6年1月1日から施行する。

附 則(平成6年3月31日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成6年4月1日から施行する。

(所要の調整)

2 第1条の規定による改正後の文書取扱規程別記様式第1号,同様式第1号の2,同様式第3号,同様式第4号,同様式第5号及び同様式第10号に相当する第1条の規定による改正前の文書取扱規程別記様式第1号,同様式第1号の2,同様式第3号,同様式第4号,同様式第5号及び同様式第10号による用紙は,当分の間,所要の調整をして使用することができるものとする。

附 則(平成6年12月21日訓令第4号)

この訓令は,平成7年1月1日から施行する。

附 則(平成7年4月1日訓令第2号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成9年4月1日訓令第3号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成11年4月1日訓令第2号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成12年4月1日訓令第2号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成13年10月31日訓令第4号)

この訓令は,平成13年11月13日から施行する。

附 則(平成14年4月1日訓令第4号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成16年4月1日訓令第4号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成18年4月1日訓令第4号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成19年4月1日訓令第4号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成20年4月1日訓令第4号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成20年5月1日訓令第6号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成21年4月1日訓令第2号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第1号)

この訓令は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成25年4月1日訓令第1号)

この訓令は,訓令の日から施行する。

附 則(平成26年3月13日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成26年4月1日から施行する。

(所要の調整)

2 この訓令による改正後の文書取扱規程別記様式第6号に相当するこの訓令による改正前の文書取扱規程別記様式第6号による用紙は,当分の間,所要の調整をして使用することができるものとする。

附 則(平成27年3月24日訓令第1号抄)

この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第2号)

この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

別表(第41条関係)

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

永年保存

1 廃置分合,境界変更に関する重要なもの

2 条例,規則及び訓令に関するもの

3 直接請求,不服申立て,訴訟に関する重要なもの

4 儀式及び表彰に関する重要なもの

5 議会に関する特に重要なもの

6 事務引継に関する重要なもの

7 職員の進退及び賞罰に関するもの

8 財産及び公の施設に関する重要なもの

9 公債及び借入金に関する重要なもの

10 予算,決算及び出納に関する特に重要なもの

11 原簿,台帳等で特に重要なもの

12 許可,認可又は契約に関する特に重要なもの

13 都市計画等の事業計画及び当該事業計画の実施に関する重要なもの

14 調査,統計,報告及び証明等で特に重要なもの

15 前各号のほか,永年保存の必要を認められるもの

10年保存

1 議会に関する重要なもの

2 職員の勤務及び給与に関する重要なもの

3 市税の賦課徴収に関する重要なもの

4 許可,認可又は契約に関する重要なもの

5 陳情に関する重要なもの

6 補助金等に関する重要なもの

7 予算,決算及び出納に関する重要なもの

8 調査,統計,報告及び証明等で重要なもの

9 災害救助に関する重要なもの

10 前各号のほか,10年間保存の必要を認められるもの

5年保存

1 告示,公告に関する軽易なもの

2 議会に関するもの

3 市税の賦課徴収に関するもの

4 職員の研修に関する重要なもの

5 職員の勤務及び給与に関するもの

6 予算,決算及び出納に関するもの

7 各種使用料等に関するもの

8 国民健康保険の給付に関する重要なもの

9 前各号のほか,5年間保存の必要を認められるもの

3年保存

1 文書等の収受発送に関する重要なもの

2 国民健康保険の給付及び保険料収納に関するもの

3 前各号のほか,3年間保存の必要を認められるもの

1年保存

1 文書等の収受発送に関するもの

2 各種日誌に関するもの

3 依頼,照会,回答その他往復文書に関する軽易なもの

4 前各号のほか,1年間保存の必要を認められるもの

別図第1号(第7条―第7条の3関係)収受印

(全部改正〔平成26年訓令1号〕)

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別図第2号(第7条関係)受付印

(追加〔平成26年訓令1号〕)

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別図第3号(第7条の2関係)総合行政ネットワーク文書印

(追加〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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別図第4号(第24条の2関係)契印

(追加〔平成26年訓令1号〕)

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別図第5号(第26条関係)公印承認印

(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成元年訓令3号・16年4号・26年1号〕)

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別図第6号(第26条の2関係)電子署名承認印

(追加〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(全部改正〔平成20年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(全部改正〔平成6年訓令1号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(追加〔平成20年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(追加〔平成20年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(追加〔平成20年訓令4号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(全部改正〔平成6年訓令4号〕,一部改正〔平成19年訓令4号・26年1号〕)

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(全部改正〔平成6年訓令1号〕,一部改正〔平成19年訓令4号・26年1号〕)

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(全部改正〔平成6年訓令1号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(全部改正〔平成6年訓令1号〕,一部改正〔平成19年訓令4号・26年1号〕)

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(全部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(全部改正〔平成6年訓令1号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(全部改正〔平成6年訓令1号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(全部改正〔平成16年訓令4号〕,一部改正〔平成20年訓令4号・26年1号〕)

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(全部改正〔平成6年訓令1号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(追加〔昭和61年訓令6号〕,一部改正〔平成26年訓令1号〕)

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(追加〔平成5年訓令3号〕,一部改正〔平成18年訓令4号・26年1号〕)

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文書取扱規程

昭和38年5月15日 訓令第9号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第2章 文書・公印
沿革情報
昭和38年5月15日 訓令第9号
昭和40年4月1日 訓令第9号
昭和42年2月1日 訓令第3号
昭和42年8月1日 訓令第4号
昭和44年4月1日 訓令第4号
昭和45年6月23日 訓令第8号
昭和45年12月23日 訓令第11号
昭和48年5月15日 訓令第3号
昭和48年12月28日 訓令第10号
昭和49年4月1日 訓令第1号
昭和49年12月26日 訓令第8号
昭和51年4月1日 訓令第4号
昭和53年6月1日 訓令第6号
昭和53年7月1日 訓令第7号
昭和54年3月31日 訓令第3号
昭和54年5月1日 訓令第6号
昭和55年4月1日 訓令第2号
昭和57年4月1日 訓令第4号
昭和59年3月30日 訓令第1号
昭和60年6月29日 訓令第5号
昭和61年3月31日 訓令第4号
昭和61年12月25日 訓令第6号
昭和63年4月1日 訓令第5号
昭和63年6月23日 訓令第6号
昭和63年6月30日 訓令第7号
平成元年3月31日 訓令第3号
平成2年3月31日 訓令第5号
平成3年4月1日 訓令第2号
平成5年7月1日 訓令第1号
平成5年12月24日 訓令第3号
平成6年3月31日 訓令第1号
平成6年12月21日 訓令第4号
平成7年4月1日 訓令第2号
平成9年4月1日 訓令第3号
平成11年4月1日 訓令第2号
平成12年4月1日 訓令第2号
平成13年10月31日 訓令第4号
平成14年4月1日 訓令第4号
平成16年4月1日 訓令第4号
平成18年4月1日 訓令第4号
平成19年4月1日 訓令第4号
平成20年4月1日 訓令第4号
平成20年5月1日 訓令第6号
平成21年4月1日 訓令第2号
平成23年3月31日 訓令第1号
平成25年4月1日 訓令第1号
平成26年3月13日 訓令第1号
平成27年3月24日 訓令第1号
平成28年3月31日 訓令第2号