○徳島市病院局文書取扱規程
平成18年3月31日
病院局管理規程第4号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は，徳島市病院局における文書等の取扱基準を定めることにより，事務の迅速かつ確実な処理を図ることを目的とする。
(事務処理の原則)
第2条 事務の処理は，すべて文書等によって行わなければならない。ただし，条例案の起案，規則及び規程の制定改廃並びに行政処分以外の事務処理で，特に緊急を要する場合は，この限りでない。
(1) 文書等 職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画，写真(マイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし，官報，白書，新聞，雑誌，書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって，次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システム(以下「電子文書交換システム」という。)により，交換される文書をいう。
(一部改正〔平成19年病管規程6号〕)
(処理年度)
第4条 文書等の処理に関する年度は，原則として4月1日から翌年3月31日までとする。
第2章 事務部における文書の処理
(総務管理課長の任務)
第5条 総務管理課長は，事務長の指揮監督の下にこの規程の定めるところにより，病院内における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(課長の任務)
第6条 課長(徳島市病院局組織規程(平成18年徳島市病院局管理規程第1号)第24条に規定する課長をいう。以下同じ。)は，所属職員をして文書等の作成及び文書等の取扱いに習熟させ，文書事務が誤りなく，かつ，速やかに処理されるよう留意し，事務処理の促進に努めなければならない。
(一部改正〔平成19年病管規程6号〕)
(文書主任の設置)
第7条 文書事務を適正かつ円滑に行うため，課に文書主任を置く。
2 文書主任は，課の課長補佐をもって充てる。
(文書主任の任務)
第8条 文書主任は，総務管理課長の指導を受けるとともに，課長の命を受け，所属する課における次の各号に掲げる事務を監理しなければならない。
(1) 総務管理課から交付を受けた文書等及び物件の収受及び配付に関すること。
(2) 文書等及び物件の発送に関すること。
(3) 文書等の処理，審査及び執行に関すること。
(4) 文書等の整理，保管，引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) ファイリングシステムの指導及び改善に関すること。
(6) 文書等の公開，部分公開，非公開等に関すること。
(7) その他文書等の取扱いに関して必要なこと。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(総務管理課備付帳簿等)
第9条 総務管理課には，次の帳簿等を備え，常に整理して保管しなければならない。
(1) 告示番号簿(別記様式第1号)
(2) 管理規程一覧表(別記様式第2号)
(3) 指令番号簿(別記様式第3号)
(4) 文書収受簿(別記様式第4号)
(5) 特殊文書交付簿(別記様式第5号)
(6) 金券交付簿(別記様式第6号)
(7) 文書発送簿(別記様式第7号)
(8) 保存文書貸出閲覧簿(別記様式第8号)
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(1) 規程 徳島市病院局管理規程第 号
(2) 告示 徳島市病院局告示第 号
(3) 訓令 徳島市病院局訓令第 号
(4) 指令 徳島市病院局指令第 号
(5) 庁外往復文書 徳市病第 号
2 文書番号は暦年による一連番号とする。
(1) 文書等(親展文書，電報，書留郵便物，私文書及びこれらに準ずるものを除く。)は，原則として開封し，その右上欄余白部に受付印(別図第1号)を押印し，文書収受簿(別記様式第4号)に必要事項を登録する。ただし，開封又は登録を要しないと認められる文書等は，登録を省略し，受付印(別図第2号)を押印するものとする。
(2) 親展文書，電報，書留郵便物及びこれらに準ずるものは，封筒の表面上欄に受付印(別図第2号)を押印し，特殊文書交付簿(別記様式第5号)に登録する。
(3) 通貨，金券又は有価証券は，金券交付簿(別記様式第6号)に登録する。
(4) 審査請求書，行政処分書その他収受の日時が権利の得喪等に関する文書は，第1号に定める手続のほか収受の時刻を明記し，取扱者の認印を押印し，封筒を添付する。
(5) 物件は，その右上欄余白部に受付印(別図第2号)を押印し，必要がある場合は，特殊文書交付簿(別記様式第5号)に登録する。
(一部改正〔平成20年病管規程5号・28年2号〕)
(総合行政ネットワーク文書の受信及び収受)
第12条 総合行政ネットワーク文書の受信は，徳島市総務部総務課(以下「総務課」という。)が行うものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し，当該文書の発信者に対して，形式上の誤りがない場合は受領通知を，形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書については，速やかに用紙に出力する。
(一部改正〔平成19年病管規程6号・28年2号〕)
(電磁的記録の受信及び収受)
第13条 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)については，電気通信回線を利用して各課で受信することができる。
2 受信した電磁的記録について，収受の必要があるものについては，速やかに用紙に出力するものとする。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(勤務時間外に到達した文書の処理)
第14条 勤務時間外に到達した文書は，宿日直員から引継を受けたのち，第11条の既定により処理しなければならない。
(1) 総務管理課は，収受した文書等及び物件を主務課の文書主任又は名あて人にそれぞれ交付し，特殊文書交付簿又は金券交付簿に登録された文書等及び物件については受領印を徴するものとする。ただし，緊急を要すると認められる場合若しくは文書主任又は名あて人が不在の場合は，その他の責任者の受領印を徴して，交付することができる。
(2) 総務管理課は，親展文書及び電報で病院事業管理者(以下「管理者」という。)，病院局長又は院長あてのものについては，総務管理課長に交付して受領印を徴する。
(3) 総務管理課長は，前号の親展文書又は電報を受理したときは，あて名人の閲覧に供し，その処理について指示を受けるものとする。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(送料不足等の文書等及び物件の受理)
第16条 郵便料金の未払又は不足の文書等又は物件は，官公署又は学校から発送したもの並びにその他必要があると認めるものに限り，その料金を支払い，これを受け付けることができる。
(一部改正〔平成20年病管規程5号〕)
(閲覧済文書等の取扱い)
第17条 管理者，病院局長又は院長の閲覧済の親展文書及び総務管理課において収受の手続を経ていない文書等を回付され又は受領した者は，これを総務管理課に回付し，第11条の手続を受けなければならない。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(処理方針等)
第18条 第15条の規定により文書等の交付を受けたときは，直ちに課長の閲覧に供しなければならない。ただし，窓口限りで処理できる文書等及び成規定例の文書等その他の簡易な文書等については，この限りでない。
2 課長は，前項の規定により文書等を閲覧したときは，速やかに主務係長に回付し，処理させなければならない。
3 主務者は，回付を受けた文書等の記載事項を確認し，回付を受けた文書等を遅滞なく処理しなければならない。ただし，やむを得ない理由により処理期限内に処理することが困難なときは，文書主任を通じてその理由及び処理予定日を課長に申し出て，新たな指示を受けなければならない。
4 文書主任は，常に文書等の処理状況を把握し，未処理の文書等があるときは，その処理の促進に努めなければならない。
5 受理した文書等のうちで重要又は異例に属すると認められるものについては，その内容に応じて管理者，病院局長又は院長の指揮を受けてこれを処理しなければならない。
6 受理した文書等のうちで上司の閲覧に供する必要のあるものについては，別記様式第9号の所定の欄に必要事項を記入して供覧するものとする。ただし，課内のみ供覧するものその他軽易なものについては，この限りでない。
(起案)
第19条 課長は，その事務について，必要と認めるものは，あらかじめ主務者に処理方針を指示して，別に定める文書作成基準に従い起案させなければならない。
2 起案者は，起案に当たっては，別記様式第10号に掲げる起案用紙によって行わなければならない。ただし，定例により取り扱う文書は，一定の帳票等で処理し，軽易な文書は，処理案を当該文書の余白に記載し，又は付せんを用いて処理することができる。
3 課長は，事務の処理について，当該事務が病院内又は他の部局と共同の処理若しくは調査研究の必要があると認めるときは，起案の前に関係課長に協議するものとし，協議の結果，意見がととのわないときは，局内にあっては，病院局長が，他の部局の課に関係するときは，関係部局長と病院局長が協議してその主管又は処理方針等を決定するものとする。
(法規文書の起案等)
第20条 課長は，その事務について，条例案を起案しようとするとき又は規程を制定し，若しくは改廃しようとするときは，あらかじめ管理者の指示を受けて，自ら起案し又はその属する職員に起案させなければならない。
(一部改正〔平成19年病管規程6号〕)
(根拠法令等の添付)
第21条 文書の起案に当たっては，その文書の起案の根拠となる法令，条例及び規則等の関係部分を抜すいしてこれを記載又は添付しなければならない。交付を受けた文書等によって処理する場合の起案については，その交付を受けた文書等を添付しなければならない。
2 同一又は関連する事案について，重ねて決裁又は専決(以下「決裁」という。)を必要とする事案の起案に当たっては，その事案にかかる処理の経緯を明らかにするに足る関係決裁済文書等を添付しなければならない。ただし，その概要を記載して上司がその経緯を判断できるものについては，この限りでない。
(決裁)
第22条 起案書は，別に定めがあるものを除くほか，徳島市病院局事務決裁規程(平成18年徳島市病院局管理規程第3号)の定めるところにより，決裁を受けなければならない。
(決裁権者等の表示)
第23条 起案者は，条例案の起案並びに規則及び規程の制定改廃にかかる起案を除き，起案用紙の所定の欄に，当該事務の内容に応じて決裁権者(専決権者を含む。以下同じ。)又は最終閲覧者を表示しておかなければならない。
(合議を受けた文書の処理)
第24条 合議を受けた回議文書は，速やかに調査閲了し，適当と認めるときは認承印を押印し，順次回送しなければならない。調査について時日を要するときは，主務の係長又は起案者にその旨を通知しておかなければならない。
(異議ある回議文書の処理)
第25条 合議を受けた回議文書に異議があるときは，主務の係長又は起案者若しくは課長と直接協議し，なお意見が一致しないときは，事務長がこれを決するものとする。
(合議後の変更手続等)
第26条 合議を経た案を改めようとするとき又は決裁の趣旨が当初の起案書の趣旨と異なるときは，起案者は合議をした部課に回示し，廃案するときは，合議者の認承印の削除を求めなければならない。
(要再回の措置)
第27条 合議を受けた課で，その案件の結果を知る必要があるときは，起案書にその旨を朱書しておかなければならない。
(一般文書の審査)
第28条 外部に発送する起案書で特に重要又は異例に属すると認められるものについては，次条に規定するもののほかすべて総務管理課に提出して，総務管理課長の審査を受けなければならない。
2 総務管理課においては，審査の結果必要と認めるときは，起案の趣旨を損ねない範囲内において，当該起案書に修正又は訂正を加えなければならない。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(法規文書等の審査)
第29条 次の各号に掲げるものの起案書については，総務管理課に合議し，総務管理課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例案に関するもの
(2) 規則及び規程の制定改廃に関するもの
(3) 行政処分に関するものであって重要又は異例に属すると認められるもの
(4) 契約その他の権利の得喪又は変更に関するものであって，その内容が複雑であり，重要かつ異例であると認められるもの(成規定例のものを除く。)
(5) 公示に関するもの
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(文書発送簿への登録等)
第30条 発送する文書は，これを主務課の文書主任に提出して文書発送簿(別記様式第7号)への登録を受けるとともに，文書記号，文書番号及び発送日付を記入しなければならない。ただし，次に掲げる文書については，文書記号及び文書番号の記入を省略することができる。
(1) 病院内で処理する文書
(2) 第35条に規定する電気通信回線を利用して送信できる文書のうち，軽易なもの
(3) 儀礼文書，契約書その他文書記号及び文書番号を付けることが適当でないと認められる文書
(一部改正〔平成19年病管規程6号〕)
(公印の押印)
第31条 発送する文書(総合行政ネットワーク文書及び電磁的記録を除く。)には，徳島市病院局公印規程(平成18年徳島市病院局管理規程第8号)に定める公印を押さなければならない。ただし，権利，義務の発生しない文書で，次に掲げる文書については，公印の押印を省略することができる。
(1) 刊行物及び資料等の送付文書
(2) 案内状及び礼状等の書簡文書
(3) その他主務課長が軽易と認める文書
2 公印の押印については，前条に規定する登録及び記入を完了した後，公印の保管責任者に原議を添えて提出し，公印承認印(別図第4号)の押印を受けた後，公印を押印する。
(総合行政ネットワーク文書の電子署名)
第32条 電子文書交換システムにより文書を送信する場合にあっては，当該文書に電子署名を付与するものとする。
2 電子署名の付与については，第30条に規定する登録及び記入を完了した後，総務管理課長に原議を添えて提出し，電子署名の付与を請求するものとする。
3 総務管理課長は，前項の請求を受けたときは，電子署名を付与すべき内容について，当該文書に係る原議と照合し，相違ないことを確認したときは，電子署名承認印(別図第5号)を押印し，電子署名を付与するものとする。
(一部改正〔平成19年病管規程6号・28年2号〕)
2 発送に当たっては，各課において封入封緘又は荷造りを行い，あて先，発送者名及び日付等を明確に記入し，取りまとめて総務管理課へ発送を依頼するものとする。
3 郵便又は信書便で発送する場合において，書留，速達等の特殊な取扱いを要するものについては，郵便物等の表面にその種別を明示し，他の郵便物等と区別した上で，総務管理課へ発送を依頼しなければならない。
4 総務管理課は，発送依頼のあった文書等及び物件を審査し，適切な方法により発送を行うものとする。
(一部改正〔平成20年病管規程5号・28年2号〕)
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第34条 総合行政ネットワーク文書の送信は，電子文書交換システムに必要事項を入力し，原議と照合した上で，総務課が行うものとする。
(一部改正〔平成19年病管規程6号〕)
(電磁的記録の送信)
第35条 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)は，電気通信回線を利用して各課で送信することができる。
(1) 機密の取扱いを要しない文書
(2) 個人情報が含まれていない文書
(執行日の記入)
第36条 文書等の発送又は送信を終わったときは，執行者は，原議に執行の年月日を記入しなければならない。
(文書等及び物件の収受並びに処理)
第37条 勤務時間外に到達した文書等及び物件は，当直業務に従事する者において収受し，緊急の処理を必要と認められる文書等又は物件については，総務管理課長又は主務課長の指示を受けて処理しなければならない。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(文書等及び物件の引継ぎ)
第38条 当直業務に従事する者が受領した文書等及び物件は，当該当直業務終了後総務管理課又は次の当直業務に従事する者に引き継がなければならない。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(文書等保管の原則)
第39条 文書等は，ファイリングシステム等により，必要に応じ，誰でもすぐに取り出せるよう系統的に整理しなければならない。
2 課における文書等の保管は，原則として現年度文書及び前年度文書とする。
(保管用具)
第40条 文書等の保管用具は，ファイリングキャビネット，保管庫及び書棚等それぞれに適した保管具を使用するものとする。
(文書等の整理及び保管)
第41条 完結文書は，前条の保管用具に保管し，それ以外の保管用具に保管する文書等については，それに適した用品に適宜編さん等し，保管するものとする。
2 文書等は，執務中を除いては，自己の手元においてはならない。
3 当日中に処理の済まない文書等は，担当者ごとに懸案フォルダーに収納し，常に文書等の所在を明らかにしておかなければならない。
(保管文書の貸出し)
第42条 保管文書の貸出しを受けようとする職員は，主務課の文書主任にその旨を申し出なければならない。
(保管文書の調査点検)
第43条 文書主任は，常に保管文書の点検整理を行わなければならない。
2 総務管理課長は，文書整理の維持向上を図るため，必要に応じて各課の文書等の保管状況を調査し，適切な助言・指導を与えるものとする。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(文書等の保存方法)
第44条 保管期間経過後，引き続き保存を要する文書等については，保存年限ごとに保存箱に収納し総務管理課長が管理する書庫で保存する。
2 保存箱には，保存年限，年度，課名及び内容を記載する。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(保存年限)
第45条 文書等の保存年限は，永年，10年，5年，3年及び1年とし，各保存年限の区分の基準は，別表のとおりとする。ただし，法令に基づいて保存年限の定めのある文書等で，これらの区分に属さないものは，当該保存年限の直近上位の保存年限に区分するものとする。
2 文書等の保存年限は，別表に規定する保存年限の区分に基づき，主務課長が定めるものとする。
(保存年限の起算)
第46条 保存年限の起算は，文書等の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし，暦年ごとに区分して整理する文書等については，文書等の完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。
(保存文書の貸出し及び閲覧)
第47条 保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする職員は，当該文書の管理主管課の文書主任の承認を経て，総務管理課長に申し出なければならない。
2 職員は，保存文書の貸出し又は閲覧を受けるときは，保存文書貸出閲覧簿(別記様式第8号)に所要事項を記入しなければならない。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(課における廃棄)
第48条 課長は，保管を要しない文書等については，随時廃棄するものとする。
2 課長は，前年度文書のうち保存を要しない文書等については，廃棄の適否を決定し，廃棄しなければならない。
(保存文書の廃棄)
第49条 総務管理課長は，保存年限を経過した文書等については，主務課長の依頼に基づき，これを廃棄するものとする。
2 主務課長は，保存年限を経過した文書等について，なお保存する必要があると認められるものについては，さらに年限を定めて保存することができる。
3 第45条第1項ただし書の規定により，保存年限を定めた文書等については，当該法令に定める保存年限の経過後前2項の手続きを経て，廃棄することができる。
4 主務課長は，永年保存文書については，文書等の完結より起算して10年及びその後5年ごとに保存の適否を決定するものとする。
(一部改正〔平成28年病管規程2号〕)
(文書等の廃棄の方法)
第50条 文書等を廃棄する場合は，他に利用されることのないよう焼却，裁断又は消去等適切な処理を行うものとする。
(帳票の設計)
第51条 帳票は，その帳票に関する事務を主管する課(以下「主管課」という。)において設計する。
(帳票作成の一般原則)
第52条 帳票を作成するにあたって準拠すべき原則は，次のとおりとする。
(1) 手続標準化の原則 帳票は，事務手続きの用具であり，かつ，事務手続きを規制するものであるから，事務手続きを標準化したうえで設計すること。
(2) 単純化の原則 類似の帳票を整理統合し，かつ，用紙の大きさ，紙質等を合理的に改善すること。
(3) 設計基準による作成の原則 原則として別に定める帳票設計基準及び日本工業規格により設計すること。
(4) 能率化の原則 事務取扱上便利なように紙面を用い，項目を事務の流れに従って合理的に配置し，記入手間が少なくてすむように固定文字を印刷し，又はチェック欄を設置する等により能率的な設計を配慮すること。
(5) 調和の原則 調和のとれた美しい帳票を設計すること。
第3章 診療部等における文書の処理
第53条 診療部，看護部，薬剤部における文書の取扱いその他文書の処理については，この規程に準じて，管理者が別に定めるところによる。
第4章 補則
(委任)
第54条 この規程に定めるもののほか，必要な事項は別に定める。
附則
この規程は，平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日病院局管理規程第6号)
この規程は，平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日病院局管理規程第5号)
この規程は，平成20年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日病院局管理規程第2号)
この規程は，平成28年4月1日から施行する。
別表(第45条関係)
永年保存
1 廃置分合，境界変更に関する重要なもの
2 条例，規程に関するもの
3 直接請求，不服申立て，訴訟に関する重要なもの
4 儀式及び表彰に関する重要なもの
5 議会に関する特に重要なもの
6 事務引継に関する重要なもの
7 職員の進退及び賞罰に関するもの
8 財産及び公の施設に関する重要なもの
9 公債及び借入金に関する重要なもの
10 予算，決算及び出納に関する特に重要なもの
11 原簿，台帳等で特に重要なもの
12 許可，認可又は契約に関する特に重要なもの
13 調査，統計，報告及び証明等で特に重要なもの
14 前各号のほか，永年保存の必要を認められるもの
10年保存
1 議会に関する重要なもの
2 職員の勤務及び給与に関する重要なもの
3 許可，認可又は契約に関する重要なもの
4 陳情に関する重要なもの
5 補助金等に関する重要なもの
6 予算，決算及び出納に関する重要なもの
7 調査，統計，報告及び証明等で重要なもの
8 前各号のほか，10年間保存の必要を認められるもの
5年保存
1 告示，公告に関する軽易なもの
2 議会に関するもの
3 職員の研修に関する重要なもの
4 職員の勤務及び給与に関するもの
5 予算，決算及び出納に関するもの
6 各種使用料等に関するもの
7 前各号のほか，5年間保存の必要を認められるもの
3年保存
1 文書の収受発送に関する重要なもの
2 各種日誌に関するもの
3 前号のほか，3年間保存の必要を認められるもの
1年保存
1 文書の収受発送に関するもの
2 依頼，照会，回答その他往復文書に関する軽易なもの
3 前各号のほか，1年間保存の必要を認められるもの
別図第1号(第11条関係)受付印
