○徳島市交通局文書取扱規程

平成16年3月31日

交通局管理規程第1号

徳島市交通局文書取扱規程(平成8年徳島市交通局管理規程第3号)の全部を改正する。

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,文書等の取扱基準を定めることにより,事務の迅速かつ確実な処理を図ることを目的とする。

(適用範囲)

第2条 交通局における文書等の取扱いについては,別に定めがあるものを除くほか,この規程の定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条 事務処理は,すべて文書等によって行わなければならない。ただし,条例案の起案,規程の制定改廃及び行政処分以外の事務処理で,特に緊急を要する場合は,この限りでない。

2 前項ただし書の規定により文書等によらず事務処理をしたときは,事後において,遅滞なくこの規程の定めるところにより処理しておかなければならない。

(定義)

第3条の2 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画,写真(マイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし,官報,白書,新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって,次のいずれにも該当するものをいう。

 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システム(以下「電子文書交換システム」という。)により,交換される文書をいう。

(4) 文書交換証明書 電子文書交換システムにおいて電子文書の送受信に使用するものをいう。

(5) 職責証明書 電子文書交換システムにおいて,職責を電子的に証明したもので,文書に押印する公印の代わりに使用するものをいう。

(一部改正〔平成19年交管規程1号〕)

(処理年度)

第3条の3 文書等の処理に関する年度は,原則として4月1日から翌年3月31日までとする。

第2章 文書事務の管理

(総務課長の任務)

第4条 総務課長は,次長の指揮監督の下にこの規程の定めるところにより,それぞれの分掌する文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(課長の任務)

第4条の2 課長は,所属職員をして文書等の作成及び文書等の取扱いに習熟させ,文書事務が誤りなく,かつ,速やかに処理されるよう留意し,事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任の設置)

第5条 文書事務を適正かつ円滑に行うため,課に文書主任をおく。

2 文書主任は,課の課長補佐をもって充てる。課長補佐を2人以上置く課にあっては,課長の指定する課長補佐を,課長補佐を置かない課にあっては,庶務担当の係長をもって充てる。

(文書主任の任務)

第5条の2 文書主任は,総務課長の指導を受けるとともに,次の各号に掲げる事務を監理しなければならない。

(1) 文書等及び物件の収受及び配付に関すること。

(2) 文書等及び物件の発送に関すること。

(3) 文書等の処理,審査及び執行に関すること。

(4) 文書等の整理,保管,保存及び廃棄に関すること。

(5) 文書等の公開,部分公開,非公開等に関すること。

(6) その他文書等の取扱いに関して必要なこと。

第3章 文書等及び物件の収受及び配付

(文書等及び物件の収受)

第6条 交通局に到着した文書等及び物件は,第6条の2第6条の3及び第28条に規定する場合を除き,総務課において収受する。

2 文書等は,その配布先又は内容物を確認する必要がある場合には,総務課において開封するものとする。

3 文書等は,次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書等のうち,収受の記録が必要と認められるものは,その右上欄余白部に受付印(別図第1号)を押印し,文書発収件名簿(別記様式第3号)に必要事項を登録する。ただし,登録を要しないと認められる文書等は,登録を省略し,収受印(別図第2号)を押印するものとする。

(2) 親展文書,電報又は書留扱いの郵便物,引受け及び配達を記録する郵便物若しくはこれらに準ずる特殊な取扱いをする郵便物等は,封筒の表面欄に収受印(別図第2号)を押印し,特殊文書交付簿(別記様式第4号)に登録する。

(3) 審査請求書,行政処分書その他収受の日時が権利の得喪等に関する文書等は,第1号に定める手続のほか,収受の時刻を明記しておかなければならない。

4 物件は,その右上欄余白部に収受印(別図第2号)を押印し,必要がある場合は,特殊文書交付簿に登録する。

5 第3項第1号による文書発収件名簿は,総務課において保管する。

6 第1項から前項までに定めるもののほか,直接主務課に送付され,又は持参された文書等及び物件のうち,あらかじめ総務課長と協議のうえ,承認を得たものについては,主務課において収受の手続を行うことができる。

(全部改正〔平成20年交管規程1号〕,一部改正〔平成28年交管規程1号〕)

(総合行政ネットワーク文書の受信及び収受)

第6条の2 総合行政ネットワーク文書の受信は,総務課又は当該文書の担当課(文書交換証明書を保有する課に限る。)が行うものとする。

2 前項において受信した総合行政ネットワーク文書は,次の各号により処理しなければならない。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し,当該文書の発信者に対して,形式上の誤りがない場合は受領通知を,形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書については,速やかに用紙に出力する。

3 前項第3号の規定により出力された用紙は到達文書とみなし,総務課において,その右上欄余白部に総合行政ネットワーク文書印(別図第1号の2)を押印するとともに,受付印(別図第1号)を押印し,文書発収件名簿(別記様式第3号)に必要事項を登録する。

(一部改正〔平成19年交管規程1号〕)

(電磁的記録の受信及び収受)

第6条の3 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)については,電気通信回線を利用して各課で受信することができる。

2 受信した電磁的記録について,収受の必要があるものについては,速やかに用紙に出力するものとする。

3 前項の規定により出力された用紙は到達文書とみなし,あらかじめ総務課長と協議の上,各課で収受の手続きを承認されたものを除き,総務課において,その右上欄余白部に受付印(別図第1号)を押印し,文書発収件名簿(別記様式第3号)に必要事項を登録する。

(文書等及び物件の交付等)

第7条 前3条の規定により処理された文書等及び物件は,次の各号により取り扱うものとする。

(1) 総務課は,収受した文書等及び物件を主務課の文書主任又は名あて人にそれぞれ交付し,特殊文書交付簿に登録された文書等及び物件については受領印を徴するものとする。ただし,緊急を要すると認められる場合若しくは文書主任又は名あて人が不在の場合は,その他の責任者の受領印を徴して,交付することができる。

(2) 親展文書及び電報で交通局長あてのものについては,総務課長に交付して受領印を徴する。

(3) 総務課長は,前号の親展文書及び電報を受理したときは,交通局長の閲覧に供し,その処理について指示を受けるものとする。

(送料不足等の文書等及び物件の受理)

第8条 郵便料金等の未払又は不足の文書等又は物件は,官公署又は学校,公営交通事業を営む各都市から発送したもの並びにその他必要があると認めるものに限り,その料金を支払い,これを受け付けることができる。

(一部改正〔平成20年交管規程1号〕)

(閲覧済文書等の取扱い)

第9条 交通局長の閲覧済の親展文書及び総務課において収受の手続を経ていない文書等を回付され又は受領した者は,これを総務課に回付し,第7条の規定に基づく手続を受けなければならない。

第4章 文書等の立案及び回議

(処理方針等)

第10条 文書主任は,第7条の規定により文書等の交付を受けたときは,直ちに課長の閲覧に供しなければならない。ただし,窓口限りで処理できる文書等及び成規定例の文書等その他の簡易な文書等については,この限りではない。

2 課長は,前項の規定により文書等を閲覧したときは,速やかに主務係長に回付し,処理させなければならない。

3 前項の規定により文書等を受理した主務係長は,自ら処理するものを除き,直ちに主務者に回付し,処理させなければならない。

4 主務者は,回付を受けた文書等の記載事項を確認し,回付を受けた文書等を遅滞なく処理しなければならない。ただし,やむを得ない理由により処理期限内に処理することが困難なときは,文書主任を通じてその理由及び処理予定日を課長に申し出て,新たな指示を受けなければならない。

5 文書主任は,常に文書等の処理状況を把握し,未処理の文書等があるときは,その処理の促進に努めなければならない。

6 受領した文書等のうちで重要又は異例に属すると認められるものについては,その内容に応じて,交通局長又は次長の指揮を受けてこれを処理しなければならない。

7 受領した文書等のうちで上司の閲覧に供する必要のあるものについては,必要事項を記入して供覧するものとする。ただし,課内のみ供覧するものその他軽易なものについては,この限りでない。

(起案)

第11条 課長は,その事務について,必要と認めるものは,あらかじめ主務者に処理方針等を指示して,別に定める文書作成基準に従い起案させなければならない。

2 起案者は,起案に当たっては,別記様式第1号で行わなければならない。ただし,定例により取り扱う文書は,一定の帳票等で処理し,軽易な文書は,処理案を当該文書の余白に記載し,又は付せんを用いて処理することができる。

3 課長は,事務の処理について,局内又は他の部局と共同の処理若しくは調査研究の必要があると認めるときは,起案の前に関係部局等と協議するものとし,協議の結果,意見がととのわないときは,局内にあっては交通局長が,他の部局の課に関係するときは関係部局長と交通局長が協議してその主管又は処理方針等を決定するものとする。

4 重要事例に属する起案書については,総務課長の審査を受けなければならない。

(法規文書の起案等)

第12条 総務課長は,その事務について,条例案を起案しようとするとき又は規程を制定し,若しくは改廃しようとするときは,あらかじめ交通局長の指示を受けて別に定める法規文書の作成要領に従い,自ら起案し又はその属する職員に起案させなければならない。

2 起案者は,起案に当たっては,別記様式第2号で行わなければならない。

3 前条第3項の規定は,前項の場合に準用する。

(根拠法令等の添付)

(一部改正〔平成19年交管規程1号〕)

第13条 文書の起案に当たっては,その文書の起案の根拠となる法令,条例及び規則等の関係部分を抜すいしてこれを記載又は添付しなければならない。交付を受けた文書等によって処理する場合の起案については,その交付を受けた文書等を添付しなければならない。

2 同一又は関連する事案について,重ねて決裁又は専決(以下「決裁」という。)を必要とする事案の起案に当たっては,その事案にかかる処理の経緯を明らかにするに足る関係決裁済文書等を添付しなければならない。ただし,その概要を記載して上司がその経緯の判断できるものについては,この限りでない。

(決裁)

第14条 起案書は,別に定めがあるものを除くほか,徳島市交通局事務決裁規程(平成8年徳島市交通局管理規程第3号)の定めるところにより,決裁を受けなければならない。

2 特に緊急を要する事務の処理又は特に命を受けた事務の処理については,前項の手続の一部について省略することができる。この場合においては,事後において前項の手続をしておかなければならない。

(決裁権者等の表示)

第14条の2 起案者は,条例の起案並びに規程の制定改廃にかかる起案を除き,起案用紙の所定の欄に,当該事務の内容に応じて決裁権者(専決権者を含む。以下同じ。)又は最終閲覧者を表示しておかなければならない。

2 前項の表示は,別記様式第1号の起案用紙にあっては,決裁権者の区分欄に丸印を記入し,別記様式第2号の起案用紙にあっては,決裁権者の欄に職名を記入し,その他の起案用紙にあっては,閲覧を要しない職の欄に斜線を引いて行うものとする。

(一部改正〔平成20年交管規程1号〕)

(取扱上の注意区分等の記載)

第15条 別記様式第1号による起案書については,執行又は取扱上注意すべき事項の区分に応じて「至急」,「秘密」,「配達証明」等と起案用紙の上部左枠外に記載しなければならない。

2 秘密を要する文書等には,別に上被をして責任者相互間において授受の手続をしなければならない。

(合議を受けた文書の処理)

第16条 合議を受けた回議文書は,速やかに調査閲了し,適当と認めるときは認承印を押印し,順次回送しなければならない。調査について時日を要するときは,主務の係長又は起案者にその旨を通知しておかなければならない。

(異議ある回議文書の処理)

第17条 合議を受けた回議文書に異議があるときは,主務の係長又は起案者若しくは課長と直接協議し,なお意見が一致しないときは,次長がこれを決するものとする。

(合議後の変更手続等)

第18条 合議を経て案を改めようとするとき又は決裁の趣旨が当初の起案書の趣旨と異なるときは,起案者は合議をした課に回示し,廃案するときは,合議者の認承印の削除を求めなければならない。

(要再回の措置)

第19条 合議を受けた課で,その案件の結果を知る必要があるときは,起案書にその旨を朱書しておかなければならない。

(一般文書の審査)

第20条 外部に発送する起案書で特に重要又は異例に属すると認められるものについては,次条に規定するもののほかすべて総務課に提出して,総務課長の審査を受けなければならない。

2 総務課においては,審査の結果必要と認めるときは,起案の趣旨を損ねない範囲内において,別に定める基準により当該起案書に修正又は訂正を加えなければならない。

(交通局長及び次長への起案書等の提出)

第21条 起案書及び回覧書で,交通局長又は次長の決裁又は閲覧を受けるものは,主務課長の認承又は回覧の後,総務課に提出しなければならない。ただし,主務課長その他の者が自ら決裁又は閲覧を請い説明を要するものについては,この限りでない。

(決裁日付)

第22条 決裁を受けた文書は,これを文書主任に提出して決裁日付の記載を受けなければならない。

(契印)

第23条 交通局長又は次長の決裁を受けた文書の起案用紙が2枚以上にわたるもので当該文書の執行が交通局の権利の得喪又は変更に関係するものについては,総務課において,契印(別図第3号)を押さなければならない。ただし,軽易に属すると認めるものについては,この限りでない。

第5章 文書等の執行

(文書発収件名簿への登録等)

第24条 発送する文書は,これを主務課の文書主任に提出して文書発収件名簿への登録を受けるとともに,文書記号,文書番号及び発送日付を記入しなければならない。ただし,次に掲げる文書については,文書記号及び文書番号の記入を省略することができる。

(1) 市の機関内で処理する文書

(2) 第26条の3に規定する電気通信回線を利用して送信できる文書のうち,軽易なもの。

(3) 儀礼文書,契約書その他文書記号及び文書番号を付けることが適当でないと認められる文書

(公印の押印)

第25条 発送する文書(総合行政ネットワーク文書及び電磁的記録を除く。)には,徳島市交通局公印規程(平成8年徳島市交通局管理規程第3号)に定める公印を押さなければならない。ただし,権利,義務の発生しない文書で,次に掲げる文書については,公印の押印を省略することができる。

(1) 刊行物及び資料等の送付文書

(2) 案内状及び礼状等の書簡文書

(3) その他主務課長が軽易と認める文書

2 公印の押印については,前条に規定する登録及び記入を完了した後,公印の保管責任者に原議を添えて提出し,公印承認印(別図第4号)の押印を受けた後,公印を押印する。

(総合行政ネットワーク文書の電子署名)

第25条の2 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を送信する場合にあっては,当該文書に電子署名を付与するものとする。

2 電子署名の付与については,第24条に規定する登録及び記入を完了した後,必要とする職責証明書を保有する課の課長に原議を添えて提出し,電子署名の付与を請求するものとする。

3 職責証明書を保有する課の課長は,前項の請求を受けたときは,電子署名を付与すべき内容について,当該文書に係る原議と照合し,相違ないことを確認したときは,電子署名承認印(別図第5号)を押印し,電子署名を付与するものとする。

(一部改正〔平成19年交管規程1号〕)

(文書等及び物件の発送)

第26条 文書等及び物件の発送は,次条及び第26条の3に規定する場合並びに各課から直接発送するものを除き,総務課が行うものとする。

2 発送に当たっては,各課において郵便その他の発送方法を選択し,それぞれの条件に合った封入封かん又は荷造りを行い,あて先,発送者名及び日付等を明確に記入し,取りまとめて総務課へ発送を依頼するものとする。

3 郵便で発送する場合において,書留,速達等の特殊な取扱いを要するものについては,郵便物の表面にその種別を明示し,他の郵便物等と区別した上で,総務課へ発送を依頼しなければならない。

4 総務課は,発送依頼のあった文書等及び物件を審査し,料金後納郵便等の適切な支払方法により発送を行うものとする。

(一部改正〔平成20年交管規程1号〕)

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第26条の2 総合行政ネットワーク文書の送信は,総合行政ネットワークの電子文書交換システムに必要事項を入力し,原議と照合した上で,総務課又は当該文書の担当課(文書交換証明書を保有する課に限る。)が行うものとする。

(一部改正〔平成19年交管規程1号〕)

(電磁的記録の送信)

第26条の3 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)は,電気通信回線を利用して各課で送信することができる。

2 前項の規定により送信することができる電磁的記録は,第25条第1項に規定する公印の押印を省略できる文書のうち,次の各号のいずれにも該当する文書とする。

(1) 機密の取扱いを要しない文書

(2) 個人情報が含まれていない文書

(執行日の記入)

第27条 文書等の発送又は送信を終ったときは,執行者は,原議に執行の年月日を記入しなければならない。

第6章 勤務時間外の文書等及び物件の取扱い

(文書等及び物件の収受並びに処理)

第28条 勤務時間外に到達した文書等及び物件は,当務の運行管理者において収受し,緊急の処理を必要と認められる当該文書等又は物件については,総務課長又は主務課長の指示を受けて処理しなければならない。

(文書等及び物件の引継)

第29条 当務の運行管理者が受領した文書等及び物件は,総務課長又は次の当務の運行管理者に引き継がなければならない。

第7章 文書等の保管

(文書等保管の原則)

第30条 文書等は,必要に応じ,誰でもすぐ取り出せるように系統的に整理しなければならない。

2 課における文書等の保管は,原則として現年度文書及び前年度文書とする。

(保管用具)

第31条 文書等の保管用具は,キャビネット,保管庫及び書棚等それぞれに適した保管具を使用するものとする。

(文書等の整理及び保管)

第32条 完結文書は,前条の保管用具に保管し,それ以外の保管用具に保管する文書等については,それに適した用品に適宜編さん等し,保管するものとする。

2 文書等は,執行中を除いては,自己の手元においてはならない。

(保管文書の貸出し)

第33条 保管文書の貸出しを受けようとする職員は,主務課の文書主任にその旨を申し出なければならない。

2 前項の申し出を受けた文書主任は,事務に支障がないと認めるときは,当該文書を貸出しするものとする。

(保管文書の調査点検)

第34条 文書主任は,常に保管文書の点検整理を行わなければならない。

2 総務課長は,文書整理の維持向上を図るため,必要に応じて各課の文書等の保管状況を調査し,適切な助言・指導を与えるものとする。

第8章 文書等の保存

(保存年限)

第35条 文書等の保存年限は,永年,10年,5年,3年及び1年とし,各保存年限の区分の基準は,別表のとおりとする。ただし,法令に基づいて保存年限の定めのある文書等で,これらの区分に属さないものは,当該保存年限の直近上位の保存年限に区分するものとする。

2 文書等の保存年限は,別表に規定する保存年限の区分に基づき,主務課長が定めるものとする。

(保存年限の起算)

第36条 保存年限の起算は,文書等の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし,暦年ごとに区分して整理する文書等については,文書等の完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。

(保存文書の貸出し及び閲覧)

第37条 保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする職員は,当該文書の管理主管課の文書主任の承認を経て,総務課長に申し出なければならない。

2 貸出し期間は,原則として3日以内とする。

第9章 文書等の廃棄

(課における廃棄)

第38条 課長は,保管を要しない文書等については,随時廃棄するものとする。

2 課長は,前年度文書のうち保存を要しない文書等については,廃棄の適否を決定し,廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第39条 総務課長は,保存年限を経過した文書等については,主務課長の依頼に基づき,これを廃棄するものとする。

2 主務課長は,保存年限を経過した文書等について,なお保存する必要があると認められるものについては,さらに年限を定めて保存することができる。

3 第35条第1項ただし書の規定により,保存年限を定めた文書等については,当該法令に定める保存年限の経過後前2項の手続きを経て,廃棄することができる。

4 主務課長は,永年保存文書については,文書等の完結より起算して10年及びその後5年ごとに保存の適否を決定するものとする。

(文書等の廃棄の方法)

第40条 文書等を廃棄する場合は,他に利用されることのないよう焼却,裁断又は消去等適切な処理を行うものとする。ただし,廃棄する文書等のうち,局史編さん等のため必要と認められるものについては,この限りでない。

第10章 補則

(委任)

第41条 この規程に定めるもののほか,必要な事項は,別に交通局長が定める。

附 則

この規程は,平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月31日交通局管理規程第1号)

(施行期日)

この規程は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日交通局管理規程第1号)

(施行期日)

この規程は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月18日交通局管理規程第1号抄)

(施行期日等)

第1条 この規程は,平成28年3月18日から施行する。ただし,第1条から第3条,第5条及び第7条から第9条の規定は,平成28年4月1日から施行する。

別表(第35条関係)

永年保存

1 廃置分合,境界変更に関する重要なもの

2 条例及び規程に関するもの

3 訴願訴訟に関する重要なもの

4 事務引継に関する重要なもの

5 職員の進退,給与,統計に関する重要なもの

6 財産及び営造物に関する重要なもの

7 公債及び借入金に関する重要なもの

8 予算,決算及び出納に関する重要なもの

9 契約に関する特に重要なもの

10 事業の創始又は改廃に関する重要なもの

11 調査,統計,報告及び証明等で特に重要なもの

12 事業の許可,許可事項等に関するもの

13 前各号のほか,永年保存の必要を認められるもの

10年保存

1 職員の勤務及び給与に関するもの

2 出納に関し特に後日の証明となるもの

3 収入支出命令に関する重要なもの及び日計並びに現金在高に関する重要なもの

4 契約に関する重要なもの

5 陳情書及び各種申請に関する重要なもの

6 統計に関する重要なもの

7 工事の設計及び各種占用並びに登記に関するもの

8 補助金等に関する重要なもの

9 前各号のほか,10年間保存の必要を認められるもの

5年保存

1 告示,公告に関する軽易なもの

2 職員の勤務に関する軽易なもの

3 職員の研修等諸行事に関する重要なもの及び諸届

4 物品の保管及び資材に関する軽易なもの

5 予算資料に関するもの

6 統計に関する軽易なもの

7 前各号のほか,5年間保存の必要を認められるもの

3年保存

1 文書の収受発送に関する重要なもの

2 前各号のほか,3年間保存の必要を認められるもの

1年保存

1 文書の収受発送に関する軽易なもの

2 各種日誌に関するもの

3 依頼,照会,回答その他往復文書に関する軽易なもの

4 前各号のほか,1年間保存の必要を認められるもの

別図

第1号(第6条関係)受付印

第1号の2(第6条の2関係)総合行政ネットワーク文書印

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第2号(第6条関係)収受印

第3号(第23条関係)契印

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第4号(第25条関係)公印承認印

第5号(第25条の2関係)電子署名承認印

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(一部改正〔平成19年交管規程1号〕)

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徳島市交通局文書取扱規程

平成16年3月31日 交通局管理規程第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第13編 公営企業/第3章 通/第1節 組織・処務
沿革情報
平成16年3月31日 交通局管理規程第1号
平成19年3月31日 交通局管理規程第1号
平成20年3月31日 交通局管理規程第1号
平成28年3月18日 交通局管理規程第1号