○徳島市水道局文書取扱規程

昭和62年1月14日

徳島市水道局管理規程第1号

目次

第1章 総則(第1条~第3条)

第2章 文書事務の管理(第4条~第8条)

第3章 文書等の収受及び配付(第9条~第12条)

第4章 文書等の処理(第13条~第14条)

第5章 起案及び合議,決裁(第15条~第20条)

第6章 文書等の執行(第21条~第24条)

第7章 文書等の保管及び保存(第25条~第35条)

第8章 文書等の廃棄(第36条~第37条)

第9章 補則(第38条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は,徳島市水道局(以下「局」という。)における文書等を迅速かつ適正に処理するために必要な事項を定める。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(用語の定義)

第2条 この規程における用語の意義は,次の各号に定めるところによる。

(1) 年度 文書等処理に関する年度で,原則として4月1日から翌年3月31日までをいう。

(2) 保管 その年度の文書等を事務室内の所定の場所に収納しておくことをいう。

(3) 保存 前年度以前の文書等を所定の場所に収納しておくことをいう。

(4) 文書等 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画,写真(マイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし,官報,白書,新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であつて,次のいずれにも該当するものをいう。

 当該文書が当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(6) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システム(以下「電子文書交換システム」という。)により,交換される文書をいう。

(7) 文書交換証明書 電子文書交換システムにおいて,電子文書の送受信に使用するものをいう。

(8) 職責証明書 電子文書交換システムにおいて,職責を電子的に証明したもので,文書に押印する公印の代わりに使用するものをいう。

(一部改正〔平成16年水管規程6号・19年1号〕)

(文書等取扱いの原則)

第3条 文書等は,すべて正確かつ迅速に取り扱い,常にその処理経過を明らかにし,事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

第2章 文書事務の管理

(総務課長の任務)

第4条 総務課長は,局内における文書事務を総括管理するとともに,次に掲げる事務を掌理する。

(1) 文書事務の指導及び改善に関すること

(2) 文書等の審査に関すること

(3) 文書等の収受,配付及び発送に関すること

(4) 文書等の浄書に関すること

(5) 帳票の設計審査に関すること

(6) 文書等の整理,保管及び保存に関すること

(7) その他文書等の処理に関し必要なこと

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(文書主任の任務)

第5条 課の文書事務を処理するため,各課に文書主任を置く。

2 文書主任は,課の課長補佐をもつて充てる。この場合において課長補佐を2人以上置く課にあつては,課長の指定する課長補佐を,課長補佐を置かない課にあつては,庶務を担当する係長をもつて充てる。

3 文書主任は,上司の命を受け,その課内における次に掲げる事務を掌理する。

(1) 文書等の収受,配付及び発送手続きに関すること

(2) 文書等審査に関すること

(3) 文書等処理の促進に関すること

(4) 文書等の整理,保管及び保存に関すること

(5) 文書等の廃棄に関すること

(6) その他文書等の処理に関すること

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(総務課備付帳簿等)

第6条 総務課には,次の帳簿等を備え,常に整理して保管しなければならない。

(1) 規程番号簿(別記様式第1号)

(2) 告示番号簿(別記様式第2号)

(3) 公告番号簿(別記様式第2号の2)

(4) 指令番号簿(別記様式第3号)

(5) 文書発収標題名簿(別記様式第4号)

(6) 特殊文書交付簿(別記様式第5号)

(7) 金券交付簿(別記様式第6号)

(8) 開発許可申請発収簿(別記様式第7号)

(9) 料金後納郵便差出票(別記様式第8号)

(一部改正〔平成19年水管規程1号〕)

(各課備付帳簿)

第7条 各課には,次の帳簿を備えておかなければならない。

(1) 文書整理簿(別記様式第9号)

(文書の記号及び番号)

第8条 文書には,次の各号に掲げる区分により,それぞれ文書の記号及び番号をつけなければならない。ただし,様式,書式等に別段の定めあるもの又は軽易なものについては,この限りでない。

(1) 規程 徳島市水道局管理規程第 号

(2) 告示 徳島市水道局告示第 号

(3) 公告 徳島市水道局公告第 号

(4) 訓令 徳島市水道局訓令第 号

(5) 指令 徳島市水道局指令第 号

(6) 庁外往復文書 徳水第 号

2 文書番号は暦年による一連番号とする。

(一部改正〔平成19年水管規程1号〕)

第3章 文書等の収受及び配付

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(収受文書の処理)

第9条 郵便その他による文書等は,第9条の3に規定する場合を除き,総務課において収受し,次の各号により配付するものとする。

(1) 各課あて,又は個人あてのものは,開封せず余白部に受付印(別図第1号)を押印し一応当該課へ配付する。ただし,これを受け取つた各課において,その内容が重要と思われるものは,速やかに総務課に返し,次号の処理を求めなければならない。

(2) 各課名が表示されていないものは,開封し,登録が必要と思われるものはその上余白部に受付印(別図第2号)を押印し,受付番号を記入のうえ,文書発収標題名簿に記入して主管課に配付し,受領印を徴する。ただし,軽易な文書については,この限りでない。

(3) 親展文書,電報,書留,速達及び小包のうち,直接各課又は個人に配付することが適当と思われるものは,特殊文書交付簿に記入のうえ配付し,受領印を徴する。

(4) 開発許可申請に関する合議文書の発収は,開発許可申請発収簿に記入し,その処理を明らかにしなければならない。

(5) 文書等の収受番号は,暦年による一連番号とする。

2 文書の収受日時が権利の得喪に関係のある文書は,収受日時を記入して取扱者が認印を押し,その外封を添付する。

(一部改正〔平成16年水管規程6号・19年1号〕)

(総合行政ネットワーク文書の受信及び収受)

第9条の2 総合行政ネットワーク文書の受信は,総務課が行うものとする。

2 前項において受信した総合行政ネットワーク文書は,次の各号により処理しなければならない。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し,当該文書の発信者に対して,形式上の誤りがない場合は受領通知を,形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。

(3) 前号の規定により受領通知を行つた当該文書については,速やかに用紙に出力する。

3 前項第3号の規定により出力された用紙は到達文書とみなし,総務課において,その右上欄余白部に総合行政ネットワーク文書印(別図第3号)を押印するとともに,受付印(別図第2号)を押印し,文書発収標題名簿に必要事項を登録する。

(追加〔平成16年水管規程6号〕,一部改正〔平成19年水管規程1号〕)

(電磁的記録の受信及び収受)

第9条の3 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)については,電気通信回線を利用して各課で受信することができる。

2 受信した電磁的記録について,収受の必要があるものについては,速やかに用紙に出力するものとする。

3 前項の規定により出力された用紙は到達文書とみなし,総務課において,その右上欄余白部に受付印(別図第2号)を押印し,文書発収標題名簿に必要事項を登録する。

(追加〔平成16年水管規程6号〕)

(直接収受した文書等の処理)

第10条 各課で直接収受した文書等は,総務課に送付し,第9条に定める処理をしなければならない。ただし,軽易な文書等及び直接主管課で収受することが適当と認める文書等については,この限りでない。

2 総務課の受付を必要としない文書等は,文書整理簿にその収受を記入しておかなければならない。なお軽易な文書等については,この限りでない。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(文書の返付)

第11条 配付を受けた文書等が当該課の主管に属さないと認めるときは,速やかに総務課に返付し,各課相互に受渡ししてはならない。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(口頭,電話等の処理)

第12条 口頭又は電話による照会,回答,通達,報告等で重要と認めるものについては,その要旨を所定の用紙に記載し,これを上司に報告しなければならない。

第4章 文書等の処理

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(配付文書の処理)

第13条 各課の文書主任は,配付又は収受した文書等を関係事務担当者に配付し,文書整理簿に受領印を徴さなければならない。

2 関係事務担当者は,配付を受けた文書等について課長に閲覧後,速やかに処理するものとする。ただし,成規定例の文書等及びその他の簡単な文書等については,この限りでない。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

第14条 課長は,配付を受けた文書で次の各号の一に該当するものは,速やかに上司に供覧しなければならない。

(1) 重要又は異例な文書で,上司に迅速な伝達を必要とするもの

(2) 重要又は異例な文書で,その処理に上司の指示を必要とするもの

第5章 起案及び合議,決裁

(事務の処理)

第15条 事務の処理は,文書等によることを原則とし,別に定めがあるものを除き,主管係長から順次上司の決裁を受けなければならない。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(起案)

第16条 起案は,別記様式第10号及び第11号によつて次の各号により行うものとする。ただし,軽易なものは付せん又は文書の余白等を利用することができる。

(1) 文書は,左横書きにすること。ただし,次に掲げるものについては,この限りでない。

 法令等の規定により横書きにできないもの

 祝辞,賞状その他縦書きにすることが適当なもの

(2) 公文例のあるものは,すべてこれによること。

(3) 必要により簡単な起案理由及び根拠となる法規の条項,予算関係を記載し,その他関係書類を添付すること。

(4) 急を要する文書等及び重要な文書等には,その上端に赤紙を貼り,機密文書には「秘」を表示すること。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(決裁権者等の表示)

第17条 起案者は,起案用紙の所定の欄に,当該事務の内容に応じて決裁権者(専決権者を含む。以下同じ。)又は最終閲覧者を表示しておかなければならない。

2 前項の表示は,閲覧を要しない職の欄に斜線を引いて行う。

(文書の合議)

第18条 他の課に関連する事案は,その合議を経て決裁を受けなければならない。

2 合議の順序は,当該事案につき関連の深い課から順次行うものとする。

3 合議を受けた事案について異議があるときは,関係課にその旨を連絡するとともに上司に報告し,指示を受けなければならない。

4 原案を廃棄又は変更した場合には,主管課は関係課に直ちにその旨を連絡しなければならない。

(持ち回り決裁)

第19条 起案文書のうち,重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は緊急若しくは秘密を要するものは,課長又は起案者が自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。

(決裁日付の記載)

第20条 決裁文書及び供覧文書は,主管課において決裁済又は供覧済年月日を記入しなければならない。

第6章 文書等の執行

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(文書の浄書)

第21条 決裁済文書の浄書は,主管課において速やかに行わなければならない。

2 浄書した文書は,必ず決裁済文書と照合し,誤字,脱字がないか,用字,用語及び文体等が適切かどうかを確認しなければならない。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(文書等の発送)

第22条 文書等を発送しようとするときは,第23条の2及び第23条の3に規定する場合並びに各課から直接発送するものを除き,次の各号により処理しなければならない。

(1) 発送文書には,文書発収標題名簿により記号,番号及び年月日を記入するものとする。

(2) 文書発収標題名簿には,記号,番号,年月日,あて先及び件名を記載するものとする。ただし,回答文書については,照会文書の受付番号を発送番号とし,前記の記載を省くものとし,また軽易な文書については,これらを省くことができる。

(3) 前号の番号は,暦年による一連番号とする。

2 対外文書は原則として管理者名を用いるものとする。なお便宜上,取扱課をかつこ内に記入してもよい。

3 前項の文書(総合行政ネットワーク文書及び電磁的記録を除く。)には,公印の保管責任者に決裁済文書を提出し,公印承認印(別図第4号)の押印を受けた後,公印を押さなければならない。ただし,権利,義務の発生しない文書で,軽易な文書については,公印を省略することができる。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(総合行政ネットワーク文書の電子署名)

第22条の2 電子文書交換システムにより文書を送信する場合にあつては,当該文書に電子署名を付与するものとする。

2 電子署名の付与については,前条に規定する登録及び記入を完了した後,総務課長に決裁済文書を添えて提出し,電子署名の付与を請求するものとする。

3 総務課長は,前項の請求を受けたときは,電子署名を付与すべき内容について,当該文書に係る決裁済文書と照合し,相違ないことを確認したときは,電子署名承認印(別図第5号)を押印し,電子署名を付与するものとする。

(追加〔平成16年水管規程6号〕,一部改正〔平成19年水管規程1号〕)

(文書等の発送手続)

第23条 文書等の発送は,第23条の3に規定する場合を除き,主管課で封入し,あて先を記入のうえ,総務課に依頼する。

2 総務課は,前項の文書等の発送依頼を退庁時刻1時間前までに受けたときは,原則として即日発送しなければならない。

(一部改正〔平成16年水管規程6号・19年1号〕)

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第23条の2 総合行政ネットワーク文書の送信は,電子文書交換システムに必要事項を入力し,決裁済文書と照合した上で,総務課が行うものとする。

(追加〔平成16年水管規程6号〕,一部改正〔平成19年水管規程1号〕)

(電磁的記録の送信)

第23条の3 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)は,電気通信回線を利用して各課で送信することができる。

2 前項の規定により送信することができる電磁的記録は,公印の押印を省略できる文書のうち,次の各号のいずれにも,該当する文章とする。

(1) 機密の取扱いを要しない文章

(2) 個人情報が含まれていない文章

(追加〔平成16年水管規程6号〕)

(局内往復文書の配付)

第24条 局内往復文書は,使送を要するものを除き,総務課に設けた文書配付箱により行うものとする。この場合において,特に秘密を要し又は散逸の恐れがあるもののほか,封筒を使用してはならない。

第7章 文書等の保管及び保存

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(文書等の保管及び保存)

第25条 完結した文書等は,各課において表紙を付して簿冊とし,完結した順序に仮編さんをしなければならない。ただし,ファイリングシステムにより文書等を管理している課,係においては,別に定めるファイリングシステムの実施要綱により保管及び保存するものとする。

2 前項の簿冊には,1年保存のものを除いては巻首に索引を付さなければならない。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

第26条 2以上の簿冊に関係のある文書等は,その関係の最も深いものに編てつする。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

第27条 文書等の編さんは,原則として4月1日から翌年3月31日までとする。ただし,例規,訓令,告示,公告,指令に関するものは暦年による。

2 編さん保存上必要があるときは,数年分を合し,又は1年分を数冊に区分して編さんすることができる。

3 簿冊の厚さは,概ね7糎を限度とする。

(一部改正〔平成16年水管規程6号・19年1号〕)

第28条 各課は,前年度分の仮編さんの簿冊を装幀して本編さんとし,所定の背表紙に必要事項を記入して,これを保存簿冊としなければならない。

2 前項の保存簿冊で特に機密を要するもの及び常時必要とするもの並びに1年保存のものを除き毎年4月30日までに総務課に報告しなければならない。

3 前項の報告については,完結文書目録(別記様式第12号)5通を作成し,1通は主管課に,1通は総務課に,他の3通は情報公開総合窓口へ送付するものとする。

第29条 第28条第2項にいう特に機密を要するもの及び常時必要のあるもの並びに1年保存の簿冊については,目録を調整したうえ各課長がこれを保管しておかなければならない。

第30条 文書等のうち,紙幅を異にし,合綴に不便なものは,双方にその旨を記載して別にこれを保存することができる。

(全部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(保存年限)

第31条 文書等の保存年限は,永年,10年,5年,3年及び1年の5種とし,各保存年限の区分の基準は,別表のとおりとする。

2 前項の保存年限は,文書完結の年度の翌年度の初日からこれを起算するものとする。ただし,合綴が数年度に亘る簿冊の保存年限は,その簿冊の最終年度の翌年度から起算する。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(文書等の収蔵)

第32条 本編さんの終つた簿冊は,保存簿冊台帳(別記様式第13号)に登記し,各課の書庫に収蔵しなければならない。

保存簿冊台帳は2部作成し,1部は総務課に,他の1部は主管課に保管するものとする。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

第33条 書庫に収蔵の保存簿冊は,保存簿冊台帳により,番号順に配列しなければならない。

第34条 保存簿冊で非常持出を要する重要簿冊は,予め書架に「非常持出」の表示をする等有事の際に備えておかなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第35条 保存簿冊を閲覧しようとする者は,申し出て書庫内でこれを閲覧するものとする。ただし,特に必要のある場合は,承認を得て借覧するものとする。

2 前項ただし書の場合は,保存簿冊貸出簿(別記様式第14号)に所定の事項を記入しなければならない。

3 借覧した簿冊は,用務終了後速やかに返却し,他に転貸してはならない。

4 保存簿冊の整理その他のため,主管課長において必要があるときは,借覧を拒絶し又は借覧中の簿冊を返還せしめることができる。

第8章 文書等の廃棄

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(文書等の廃棄)

第36条 保存年限を経過するに至つた簿冊については,主管課長は総務課長と合議し,局長の決裁を得て廃棄処分に付する。ただし,1年保存の簿冊は,各課長により廃棄又は消去するものとする。

2 前項の場合,印章の塗抹又は文書等の裁断を要すると認められるものは,その処置を了したのち,廃棄又は消去するものとする。

(一部改正〔平成16年水管規程6号〕)

(保存年限の見直し)

第37条 保存年限満了に至つてなお保存の必要があると認められるものは,更に保存年限を伸長し,又は文書を抜粋して次年度の簿冊に合綴して保存することができる。

2 保存中の簿冊にあつても,不要と認められるものは,保存年限を短縮し,又は局長の決裁を得て廃棄処分に付することができる。

第9章 補則

(委任)

第38条 この規程に定めるもののほか,必要な事項は別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規程は,昭和62年2月1日から施行する。

(適用区分)

2 この規程の施行日前に取り扱つた文書は,この規程に基づいて取り扱つたものとみなす。

附 則(平成16年3月30日水道局規程第6号)

この規定は,平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月29日水道局管理規程第1号)

この規程は,平成19年4月1日から施行する。

別表(第31条関係)

永年保存

(1) 廃置分合,境界変更に関する重要なもの

(2) 条例,規程及び訓令に関するもの

(3) 訴願訴訟に関する重要なもの

(4) 議会に関する特に重要なもの

(5) 事務引継に関する重要なもの

(6) 職員の進退,賞罰に関する重要なもの

(7) 財産及び公の施設に関する重要なもの

(8) 公債及び借入金に関する重要なもの

(9) 予算に関する特に重要なもの

(10) 出納及び決算に関する特に重要なもの

(11) 契約に関する特に重要なもの

(12) 事業の創始又は改廃に関する重要なもの

(13) 統計に関する特に重要なもの

(14) 事業の許,認可事項等に関する特に重要なもの

(15) 前各号のほか,永年保存の必要を認められるもの

10年保存

(1) 議会に関する重要なもの

(2) 職員の勤務及び給与に関する重要なもの

(3) 許,認可に関する重要なもの

(4) 出納に関し特に後日の証明となるもの

(5) 予算,決算及び出納に関する重要なもの

(6) 契約に関する重要なもの

(7) 陳情書及び各種申請に関する重要なもの

(8) 統計に関する重要なもの

(9) 工事の設計及び各種占用並びに登記に関するもの

(10) 国,県費補助に関するもの

(11) 前各号のほか,10年間保存の必要を認められるもの

5年保存

(1) 告示,公告に関する軽易なもの

(2) 議会に関するもの

(3) 職員の給与に関するもの

(4) 職員の勤務に関するもの

(5) 職員の研修に関する重要なもの及び諸届

(6) 物品の保管及び資材に関する軽易なもの

(7) 予算,決算及び出納に関するもの

(8) 統計に関する軽易なもの

(9) 前各号のほか,5年間保存の必要を認められるもの

3年保存

(1) 照会,回答その他往復文書に関する重要なもの

(2) 文書の収受発送に関する重要なもの

(3) 前各号のほか,3年間保存の必要を認められるもの

1年保存

(1) 文書の収受発送に関するもの

(2) 照会,回答,願,届書等で軽易なもの

(3) 前各号のほか,1年間保存の必要を認められるもの

別図第1号(第9条関係)受付印

(追加〔平成16年水管規程6号〕)

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第2号(第9条関係)受付印

(追加〔平成16年水管規程6号〕)

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第3号(第9条の2関係)総合行政ネットワーク文書印

(追加〔平成16年水管規程6号〕)

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第4号(第22条関係)公印承認印

(追加〔平成16年水管規程6号〕)

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第5号(第22条の2関係)電子署名承認印

(追加〔平成16年水管規程6号〕)

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(全部改正〔平成19年水管規程1号〕)

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(全部改正〔平成19年水管規程1号〕)

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(追加〔平成19年水管規程1号〕)

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(一部改正〔平成19年水管規程1号〕)

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(一部改正〔平成19年水管規程1号〕)

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(一部改正〔平成19年水管規程1号〕)

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(一部改正〔平成19年水管規程1号〕)

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徳島市水道局文書取扱規程

昭和62年1月14日 水道局管理規程第1号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第13編 公営企業/第2章 道/第1節 組織・処務
沿革情報
昭和62年1月14日 水道局管理規程第1号
平成16年3月30日 水道局管理規程第6号
平成19年3月29日 水道局管理規程第1号