(趣旨)

第1条　この規程は，徳島市水道局(以下「局」という。)における文書等を迅速かつ適正に処理するために必要な事項を定める。

(用語の定義)

第2条　この規程における用語の意義は，次の各号に定めるところによる。

(文書等取扱いの原則)

第3条　文書等は，すべて正確かつ迅速に取り扱い，常にその処理経過を明らかにし，事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(総務課長の任務)

第4条　総務課長は，局内における文書事務を総括管理するとともに，次に掲げる事務を掌理する。

(文書主任の任務)

第5条　課の文書事務を処理するため，各課に文書主任を置く。

(総務課備付帳簿等)

第6条　総務課には，次の帳簿等を備え，常に整理して保管しなければならない。

(各課備付帳簿)

第7条　各課には，次の帳簿を備えておかなければならない。

(文書の記号及び番号)

第8条　文書には，次の各号に掲げる区分により，それぞれ文書の記号及び番号をつけなければならない。ただし，様式，書式等に別段の定めあるもの又は軽易なものについては，この限りでない。

(収受文書の処理)

第9条　郵便その他による文書等は，第9条の3に規定する場合を除き，総務課において収受し，次の各号により配付するものとする。

(総合行政ネットワーク文書の受信及び収受)

第9条の2　総合行政ネットワーク文書の受信は，総務課が行うものとする。

(電磁的記録の受信及び収受)

第9条の3　電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)については，電気通信回線を利用して各課で受信することができる。

(直接収受した文書等の処理)

第10条　各課で直接収受した文書等は，総務課に送付し，第9条に定める処理をしなければならない。ただし，軽易な文書等及び直接主管課で収受することが適当と認める文書等については，この限りでない。

(文書の返付)

第11条　配付を受けた文書等が当該課の主管に属さないと認めるときは，速やかに総務課に返付し，各課相互に受渡ししてはならない。

(口頭，電話等の処理)

第12条　口頭又は電話による照会，回答，通達，報告等で重要と認めるものについては，その要旨を所定の用紙に記載し，これを上司に報告しなければならない。

(配付文書の処理)

第13条　各課の文書主任は，配付又は収受した文書等を関係事務担当者に配付し，文書整理簿に受領印を徴さなければならない。

第14条　課長は，配付を受けた文書で次の各号の一に該当するものは，速やかに上司に供覧しなければならない。

(事務の処理)

第15条　事務の処理は，文書等によることを原則とし，別に定めがあるものを除き，主管係長から順次上司の決裁を受けなければならない。

(起案)

第16条　起案は，別記様式第10号及び第11号によつて次の各号により行うものとする。ただし，軽易なものは付せん又は文書の余白等を利用することができる。

(決裁権者等の表示)

第17条　起案者は，起案用紙の所定の欄に，当該事務の内容に応じて決裁権者(専決権者を含む。以下同じ。)又は最終閲覧者を表示しておかなければならない。

(文書の合議)

第18条　他の課に関連する事案は，その合議を経て決裁を受けなければならない。

(持ち回り決裁)

第19条　起案文書のうち，重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は緊急若しくは秘密を要するものは，課長又は起案者が自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。

(決裁日付の記載)

第20条　決裁文書及び供覧文書は，主管課において決裁済又は供覧済年月日を記入しなければならない。

(文書の浄書)

第21条　決裁済文書の浄書は，主管課において速やかに行わなければならない。

(文書等の発送)

第22条　文書等を発送しようとするときは，第23条の2及び第23条の3に規定する場合並びに各課から直接発送するものを除き，次の各号により処理しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の電子署名)

第22条の2　電子文書交換システムにより文書を送信する場合にあつては，当該文書に電子署名を付与するものとする。

(文書等の発送手続)

第23条　文書等の発送は，第23条の3に規定する場合を除き，主管課で封入し，あて先を記入のうえ，総務課に依頼する。

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第23条の2　総合行政ネットワーク文書の送信は，電子文書交換システムに必要事項を入力し，決裁済文書と照合した上で，総務課が行うものとする。

(電磁的記録の送信)

第23条の3　電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)は，電気通信回線を利用して各課で送信することができる。

(局内往復文書の配付)

第24条　局内往復文書は，使送を要するものを除き，総務課に設けた文書配付箱により行うものとする。この場合において，特に秘密を要し又は散逸の恐れがあるもののほか，封筒を使用してはならない。

(文書等の保管及び保存)

第25条　完結した文書等は，各課において表紙を付して簿冊とし，完結した順序に仮編さんをしなければならない。ただし，ファイリングシステムにより文書等を管理している課，係においては，別に定めるファイリングシステムの実施要綱により保管及び保存するものとする。

第26条　2以上の簿冊に関係のある文書等は，その関係の最も深いものに編てつする。

第27条　文書等の編さんは，原則として4月1日から翌年3月31日までとする。ただし，例規，訓令，告示，公告，指令に関するものは暦年による。

第28条　各課は，前年度分の仮編さんの簿冊を装幀して本編さんとし，所定の背表紙に必要事項を記入して，これを保存簿冊としなければならない。

第29条　第28条第2項にいう特に機密を要するもの及び常時必要のあるもの並びに1年保存の簿冊については，目録を調整したうえ各課長がこれを保管しておかなければならない。

第30条　文書等のうち，紙幅を異にし，合綴に不便なものは，双方にその旨を記載して別にこれを保存することができる。

(保存年限)

第31条　文書等の保存年限は，永年，10年，5年，3年及び1年の5種とし，各保存年限の区分の基準は，別表のとおりとする。

(文書等の収蔵)

第32条　本編さんの終つた簿冊は，保存簿冊台帳(別記様式第13号)に登記し，各課の書庫に収蔵しなければならない。

第33条　書庫に収蔵の保存簿冊は，保存簿冊台帳により，番号順に配列しなければならない。

第34条　保存簿冊で非常持出を要する重要簿冊は，予め書架に「非常持出」の表示をする等有事の際に備えておかなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第35条　保存簿冊を閲覧しようとする者は，申し出て書庫内でこれを閲覧するものとする。ただし，特に必要のある場合は，承認を得て借覧するものとする。

(文書等の廃棄)

第36条　保存年限を経過するに至つた簿冊については，主管課長は総務課長と合議し，局長の決裁を得て廃棄処分に付する。ただし，1年保存の簿冊は，各課長により廃棄又は消去するものとする。

(保存年限の見直し)

第37条　保存年限満了に至つてなお保存の必要があると認められるものは，更に保存年限を伸長し，又は文書を抜粋して次年度の簿冊に合綴して保存することができる。

(委任)

第38条　この規程に定めるもののほか，必要な事項は別に定める。