○人事記録に関する規程
昭和35年12月3日
訓令第20号
(この規程の目的)
第1条 この規程は，職員の人事記録に関して必要な事項を定め，適切な人事管理に資することを目的とする。
(人事記録の作成及び保管)
第2条 人事課長は，人事記録を作成し，又は保管するものとする。
(一部改正〔昭和51年訓令2号・60年5号〕)
(人事記録の種類)
第3条 人事記録は，職員の人事に関する次の各号に掲げる記録とする。
(1) 次条の規定により作成した勤務記録カード
(2) 職員が提出した履歴書
(3) 学校の卒業，修業又は在学の証明書で市長が必要と認めるもの
(4) 免許，検定その他の資格に関する記録で市長が必要と認めるもの
(5) 健康診断の結果の記録で市長が必要と認めるもの及び徳島市職員の分限及び懲戒に関する手続及び効果に関する条例(昭和26年徳島市条例第42号)第2条第1項の規定により行なわれた診断の結果の記録
(6) 徳島市職員の服務の宣誓に関する条例(昭和26年徳島市条例第4号)第2条の規定により職員が署名した宣誓書
(7) 人事評価の結果に関する記録で市長が必要と認めるもの
(8) 研修に関する記録で市長が必要と認めるもの
(9) 賞罰に関する記録で市長が必要と認めるもの
(10) 公務上の災害又は通勤による災害に関する記録
(11) 職員が提出した辞職の申出の書面
(12) 地方公務員法(昭和25年法律第261号)第49条第1項又は第3項の規定により交付した説明書の写し
(13) 退職手当に関する記録
(14) 退職年金及び退職一時金に関する記録
(15) 前各号に掲げるもののほか，人事に関する記録で市長が必要と認めるもの
(一部改正〔昭和51年訓令2号・平成28年3号〕)
(勤務記録カードの作成)
第4条 人事課長は，職員の経歴に関する主要な事項を表示する勤務記録カードを作成するものとする。
2 勤務記録カードに記入すべき事項及び勤務記録カードの様式は別記のとおりとする。
(一部改正〔昭和51年訓令2号・60年5号〕)
(人事記録の保管方法)
第5条 人事記録は，人事課において保管するものとする。
2 人事記録は，職員別にとりまとめて保管しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず，離職した者の人事記録及び市長が必要と認める人事記録については，別に定める方法により保管することができる。
(一部改正〔昭和51年訓令2号・60年5号〕)
(人事記録の保存期間)
第6条 人事記録は，職員の離職後10年間保存しなければならない。ただし，その職員が死亡した場合において，退職年金及び退職一時金等に関する手続，その他人事管理上の事務についてその必要がなくなったと市長が認めるときは，そのとき以後保管することを要しない。
2 前項の規定にかかわらず，市長が必要と認めるときは，その一部又は全部について，保存期間を延伸することができる。
附則
1 この規程は，昭和35年12月3日から施行する。
3 徳島市事務専決規程(昭和27年訓令第5号)の一部を次のように改正する。
(「次のよう」は省略)
附則(昭和51年4月1日訓令第2号抄)
1 この訓令は，訓令の日から施行する。
附則(昭和60年6月29日訓令第5号)
この訓令は，昭和60年7月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第3号)
(施行期日)
1 この訓令は，平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前にこの訓令による改正前の人事記録に関する規程の規定によって作成された勤務成績の評定の結果に関する記録で市長が必要と認めるものは，この訓令による改正後の人事記録に関する規程第3条第7号に規定する人事評価の結果に関する記録で市長が必要と認めるものとみなす。
別記
(カードの様式)
(記入要領)
2 勤務記録カードの各欄には，次の各号に掲げる事項に注意の上それぞれ所定の必要事項を記入しなければならない。
(1) 「資格」の欄には，免許，検定その他の資格で必要と認めるものについて，その取得年月日及びその名称を記入する。
(2) 「備考」の欄には，合格した競争試験の名称ならびに前各欄及び勤務記録欄に記入する事項以外で必要と認める事項を記入する。
(3) 「勤務記録」の欄には，次に掲げる事項(採用前の経歴でこれらに相当するものを含む。)を年代順に記入する。ただし，(ウ)，(エ)，(オ)，(カ)，(キ)及び(ク)に掲げる事項については，すべて「事項」の欄に記入することができる。
(ア) 職員に係る採用，昇任，降任，転任，休職，復職，退職，免職及び懲戒並びに給与に関して決定又は処分のあつた一切の事項
(イ) 条例，規則，規程等の制定又は改廃により，職名又は勤務する課等の名称が変更された場合，条例の制定又は改廃により給与の改定があつた場合，退職年金及び退職一時金の額の改定があつた場合等にその根拠規定，年月日及び改正された事項
(ウ)
Ⅰ 退職年金及び退職一時金並びに普通恩給及び一時恩給の受給に関して，裁定年月日，裁定額及び裁定庁名等
Ⅱ 退職一時金及び一時恩給を返還した事実並びにその金額
(エ) 研修を受けた場合で，市長が必要と認めるものについては，当該研修の名称，機関，時期等
(オ) 公務災害に関する事項で必要と認めるもの
(カ) 表彰に関する事項で必要と認めるもの
(キ) 禁こ以上の刑を受けた事実に関する事項で必要と認めるもの
(ク) その他必要と認めるもの
